Diensthandy: Was ist erlaubt und was nicht?

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Handy für dienstliche Zwecke zur Verfügung stellt, sollten Sie unbedingt mit ihm abklären, ob Sie es auch privat nutzen dürfen oder nicht. Lassen Sie sich die Vereinbarung schriftlich geben oder im Rahmen Ihres Arbeitsvertrages festhalten. Ohne Vereinbarung müssen Sie immer davon ausgehen, dass Sie das Telefon ausschließlich dienstlich nutzen dürfen.

Das darf Ihr Arbeitgeber im Übrigen auch kontrollieren. Bei einem Handy, das zur reinen dienstlichen Nutzung gedacht ist, darf der Chef Verbindungsnachweise, besuchte Internetseiten und sogar Ihren E-Mail-Verkehr überprüfen. Kommt dabei heraus, dass sie private Anrufe getätigt oder Ihren Wochenendausflug darüber gebucht haben, müssen Sie mit einer Abmahnung rechnen. Ihr Chef kann darüber hinaus auch Schadensersatz verlangen. Immerhin schädigen Sie ihren Arbeitgeber durch unerlaubtes Telefonieren oder privates Surfen im Internet finanziell und verletzen Ihre vertraglichen Pflichten.

Im Einzelfall können private Gespräche Sie sogar ohne Abmahnung den Job kosten. Das hessische Landesarbeitsgericht lehnte 2011 eine Kündigungsschutzklage eines Arbeitnehmers ab, der bereits seit über 25 Jahren im Unternehmen beschäftigt war. Er hatte im Urlaub privat Auslandsgespräche über sein Diensthandy geführt und dem Unternehmen dadurch mehrere hundert Euro Kosten verursacht. Das Gericht entschied, dass diese ausgiebige Privatnutzung des Diensthandys eine fristlose Kündigung auch ohne vorhergehende Abmahnung rechtfertigt und der Mitarbeiter sich auch nicht auf seine langjährige Betriebszugehörigkeit berufen könne (Az. 17 Sa 153/11).

Haben Sie aber die Erlaubnis dazu Ihr Diensthandy auch privat zu nutzen, muss sich Ihr Chef an das Fernmeldegeheimnis halten. Kontrollen durch den Chef oder andere sind in diesem Fall absolut tabu – es sei denn, Sie geben Ihre ausdrückliche Erlaubnis dazu.

Während Ihrer Arbeitszeit müssen Sie auf ihrem Diensthandy sowohl für Ihren Chef als auch für Kunden erreichbar sein. Das gehört zu Ihren arbeitsvertraglichen Pflichten – Sie müssen das Diensthandy also bei sich tragen und es auch nutzen. Aus diesem Grund können Sie ein Diensthandy auch nicht ablehnen.

Nach Feierabend oder gar im Urlaub besteht diese Pflicht nicht mehr. Sie können das Telefon daher beruhigt ausschalten oder dienstliche Benachrichtigungen ignorieren. Ihr Chef darf Sie nur in absoluten Notfällen im Urlaub stören – zum Beispiel, wenn ohne Sie der gesamte Betrieb lahm gelegt würde weil Sie der einzige sind, der das nötige Passwort kennt.

Auch, wenn Sie ihr Diensthandy privat nutzen dürfen, können Sie damit nicht einfach umgehen, wie mit Ihrem eigenen Gerät. Das Handy ist im Besitz Ihres Arbeitgebers und wird Ihnen nur für die Nutzung zur Verfügung gestellt. Deshalb dürfen Sie keinesfalls irgendwelche Apps installieren und nutzen, ohne das mit Ihrem Chef anzusprechen. Die unerlaubte Nutzung von nicht genehmigten Apps auf dem Diensthandy kann eine Abmahnung rechtfertigen. Sollte das Handy sogar Schaden nehmen – beispielsweise durch einen Virus – kann Ihr Arbeitgeber Schadensersatz verlangen.

Whatsapp auf dem Diensthandy

Die Nutzung von Whatsapp auf dem Firmenhandy stellt ein noch größeres Problem dar – vor allem seitdem die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist. Der Messenger-Dienst greift nämlich auf das gesamte Telefonbuch Ihres Handys zu und lädt die Daten auf den Whatsapp-Server hoch. Das betrifft nicht nur die Daten derjenigen Kontakte, die Whatsapp ebenfalls nutzen, sondern auch aller anderen, die Sie auf Ihrem Telefon gespeichert haben – auch die Ihrer Geschäftskunden. Da das als Austausch personenbezogener Daten gilt, verstoßen Sie durch die Nutzung von Whatsapp auf Ihrem Diensthandy gegen die neuen Datenschutzrichtlinien. Es sei denn, Sie hätten eine schriftliche Einwilligung von jedem einzelnen Ihrer Kontakte und Geschäftskunden, dass Sie deren Daten an Whatsapp weiter geben dürfen. In der Realität dürfte das fast unmöglich sein.

Für Unternehmen oder Selbstständige kann die Nutzung von Whatsapp auf dem Diensthandy also sehr schnell teuer werden. Da Verstöße gegen die DSGVO unter Umständen hohe Bußgelder nach sich ziehen, haben viele deutsche Unternehmen bereits reagiert und Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Whatsapp auf dem Diensthandy untersagt. Wenn Sie sicher gehen wollen, keine Abmahnung zu riskieren, sollten Sie Whatsapp von Ihrem Handy löschen, auf dem Sie auch geschäftliche Kontakte gespeichert haben. Messenger-Dienste, die keine rechtsverletzende Datenübermittlung vorsehen – zum Beispiel Threema – können Sie ohne Bedenken weiter nutzen.

Das Diensthandy ist Eigentum der Firma. Aus diesem Grund kann Ihr Arbeitgeber es jederzeit von Ihnen zurückfordern – zum Beispiel weil Sie es unerlaubt privat verwendet haben. Weigern Sie sich das Handy herauszugeben, kann Ihnen sogar fristlos gekündigt werden. Das urteilte das Landesarbeitsgericht Köln (Az. 7 Sa 312/11).

Dürfen Sie das Handy allerdings privat nutzen, müssen Sie es nicht umgehend zurückgeben, sondern können sich noch die Zeit nehmen, um Ihre privaten Daten zu sichern. Bei einer ordentlichen Kündigung dürfen Sie das Handy bis zum Ende Ihrer Kündigungsfrist benutzen.

Da das Diensthandy nicht Ihr Eigentum ist, kann es ziemlich unangenehme Konsequenzen für Sie haben, wenn es Ihnen abhandenkommt. Dabei ist es egal, ob es gestohlen wird oder Sie es verlieren – Sie müssen unter Umständen dafür gerade stehen.

Sollte das Handy versehentlich ins Wasser fallen, können Sie in der Regeln nicht dafür haftbar gemacht werden. Anders sieht es aus, wenn Sie grob fahrlässig gehandelt haben und das Telefon beispielsweise unbeobachtet haben liegen lassen. Dann müssen Sie damit rechnen, dass Sie für den Verlust des Telefons haften. Sollte es noch dazu nicht durch eine Pin-Sperre geschützt gewesen sein, können sensible Daten an Unbefugte gelangen. In diesem Fall kann Ihr Arbeitgeber von Ihnen auch dafür Schadensersatz verlangen. Sichern Sie Ihr Firmenhandy deshalb immer durch einen Code oder durch Ihren Fingerabdruck-Scan.

Die wenigsten Arbeitgeber haben etwas dagegen, wenn Sie im Büro kurz mal auf Ihr Privathandy schauen. Einfach davon ausgehen, dass es in Ihrer Firma erlaubt ist, sollten Sie allerdings nicht. Für die Nutzung Ihres Privathandys während der Arbeitszeit gilt: Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber ab, ob er eine Nutzung des Privathandys zulässt, oder nicht. Sollten Sie nämlich während der Arbeitszeit unerlaubt privat telefonieren, machen Sie eine ungenehmigte Pause und verstoßen damit gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten. Das gilt selbstverständlich auch für private Gespräche mit dem Firmenhandy.

Ihr Arbeitgeber kann die Nutzung des Privathandys am Arbeitsplatz sogar komplett verbieten und von Ihnen verlangen, dass Sie das Gerät während der Arbeitszeit ausschalten. Das geht aber nur, wenn Sie über eine dienstliche Telefonnummer verfügen, über die Sie in Notfällen erreichbar sind.