Fahrtenbuch richtig führen: So sparen Sie Steuern

Wenn Sie einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen, den Sie auch privat nutzen dürfen, kann Ihr Arbeitgeber von Ihnen verlangen ein Fahrtenbuch zu führen, in dem Sie die betrieblichen und privaten Fahrten dokumentieren. Der Hintergrund ist, dass Ihr Arbeitgeber für das Fahrzeug und dessen Benutzung Steuern zahlen muss. Das geht entweder über eine Pauschale – die sogenannte Ein-Prozent-Pauschale – oder über das Fahrtenbuch, mit dem die durch die Nutzung des Fahrzeugs entstandenen beruflichen Kosten belegt werden und so beim Finanzamt als sogenannte betriebliche Aufwendung geltend gemacht werden können. Durch das Fahrtenbuch soll deutlich werden, wie hoch der Anteil der betrieblichen Nutzung gegenüber Ihren Privatfahrten war.

Das bedeutet zwar einen enormen Aufwand, ist aber in der Regel deutlich günstiger als die pauschale Versteuerung des Firmenwagens.

Das Risiko eines Fahrtenbuchs ist allerdings, dass die ganze Mühe schnell umsonst gewesen sein kann, wenn Ihnen unabsichtlich Fehler unterlaufen. Und das kann teuer werden. Deshalb sollten Sie unbedingt aufpassen, dass Sie Ihr Fahrtenbuch korrekt und gewissenhaft führen.

Es gibt auch Fahrzeughalter, die dazu verpflichtet sind ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn ein Auto von mehreren Fahrern genutzt wird und darum nicht nachvollziehbar war, wer bei einem Verkehrsverstoß hinter dem Steuer saß, kann die zuständige Verkehrsbehörde die Führung eines Fahrtenbuchs nach § 31a Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung anordnen.

Für Fahrtenbücher gibt es keine offizielle Vorlage, weshalb es hier oft zu Rechtsstreitigkeiten kommt. Kurz und knapp gesagt, muss Folgendes ins Fahrtenbuch eingetragen werden:

• Wer
• Wie
• Wann
• Warum

Etwas ausführlicher bedeutet das, dass jede Fahrt, die mit dem Fahrzeug getätigt wird, einzeln nachvollziehbar sein muss. Folgende Informationen müssen eindeutig ersichtlich werden: Wer ist das Fahrzeug gefahren? Was war der Zweck der Fahrt und welche Strecke wurde dafür zurückgelegt?

Wenn Sie mit dem Firmenwagen einen Kunden besucht haben, müssen Sie auch den Namen des Kunden und dessen Adresse als Zielort Ihrer Fahrt angeben. Auch Teilstrecken müssen Sie dokumentieren. Falls Sie auf dem Weg zum einen Kunden noch schnell bei einem anderen vorbeigefahren sind, muss das ebenfalls durch Ihre Eintragung nachvollziehbar sein. Sogar einen Halt an der Tankstelle müssen Sie in das Fahrtenbuch eintragen.

Aber nicht nur für den Inhalt des Fahrtenbuchs gibt es Vorschriften – auch auf die korrekte äußere Form müssen Sie achten.

Das Fahrtenbuch muss eine geschlossene Form haben. Das bedeutet, dass es nicht veränderbar sein darf. Excel Listen wären zwar für die Eintragung sehr praktisch, können aber jederzeit nachträglich geändert werden, weshalb das Finanzamt diese nicht als Fahrtenbuch anerkennt.

Sie müssen sich außerdem um eine übersichtliche und deutlich lesbare Schrift bemühen. Angaben, die nicht entziffert werden können, werden nicht anerkannt. Das Wichtigste ist allerdings, dass sie die Eintragungen unmittelbar vornehmen müssen. Also so schnell wie möglich nach der jeweiligen Fahrt. Nachträgliche Eintragungen sind nicht zulässig.

Unstimmigkeiten

Das Finanzamt überprüft Ihre Angaben stichprobenartig. Stoßen sie auf Unstimmigkeiten bei den Eintragungen des Fahrtenbuches, wird dieses in der Regel nicht anerkannt und Sie werden automatisch in die Ein-Prozent-Regelung überführt. Daraus entstehen meistens steuerliche Nachteile – und Ihre Mühen, die Sie ins Fahrtenbuch gesteckt haben, waren umsonst.

Bewusste Fälschung

Wenn Ihnen das Finanzamt eine bewusste Fälschung des Fahrtenbuchs nachweisen kann, ist die Überführung in die Ein-Prozent-Regelung Ihr kleinstes Problem. Sie erwartet dann eine Anzeige wegen Dokumentenfälschung und in schweren Fällen sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.

Aufmerksam werden die Mitarbeiter vor allem, wenn deutlich ersichtlich ist, dass Eintragungen nachträglich vorgenommen wurden. Das Schriftbild eines Menschen ist nie ganz gleich, je nach Tagesform. Daher fällt es auf, wenn viele Eintragungen an ein und demselben Tag gemacht worden sind und das Finanzamt prüft genauer nach.

Verlust des Fahrtenbuchs

Selbstverständlich kann es vorkommen, dass Sie Ihr Fahrtenbuch verlegen oder es verloren geht. Selbst, wenn Sie es später wieder finden, bringt Ihnen das nur wenig, da nachträgliche Eintragungen nicht zulässig sind. Ohne Fahrtenbuch haben Sie keinen Nachweis für das Finanzamt, weshalb Sie automatisch in die Ein-Prozent-Regelung überführt werden.

Falls Ihnen die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegt wurde und Sie dem Finanzamt dennoch keines vorlegen können, müssen Sie mit einem Bußgeld rechnen.

Eine Alternative zum händisch geführten Fahrtenbuch bieten die zahlreichen elektronischen Fahrtenbücher, die Sie kaufen können. Diese bestehen in der Regel aus einem Stecker, der einen GPS-Tracker und eine Sim-Karte enthält, und einer entsprechenden Software. Durch den Stecker, der am Firmenwagen angebracht wird, schreiben die elektronischen Fahrtenbücher selbstständig und automatisch jede einzelne Fahrt mit. Über eine App müssen Sie als Fahrer nur noch einige Angaben ergänzen.

Damit diese Angaben vom Finanzamt akzeptiert werden, müssen Sie Ihr Fahrtenbuch als PDF Datei abspeichern – denn diese kann nachträglich nicht verändert werden – und als schriftlichen Ausdruck bei den Behörden abgeben.

Die elektronischen Fahrtenbücher bedeuten einen deutlich geringeren Aufwand, sind aber auch sehr viel teurer als ein einfaches Heft, das als Fahrtenbuch gebraucht wird.