Auskunftsrecht: Welche Daten Behörden, Unternehmen und Privatpersonen offenlegen müssen

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie möchten Ihr Eigenheim umbauen und erweitern. Für den Anbau stellen Sie einen Bauantrag bei der Stadt, doch der wird abgelehnt. Um die Gründe für die Ablehnung nachvollziehen zu können, möchten Sie die Akten zum Vorgang einsehen. Doch der Sachbearbeiter weigert sich und behauptet, er dürfe solche Informationen nicht herausgeben. Viele Menschen geben an dieser Stelle frustriert auf. Dabei haben Sie in aller Regel ein Recht auf Auskunft! Behörden und Ämter vertreten den Staat. Und die staatliche Macht geht – so steht es bereits im Grundgesetz – vom Volke aus. Konkret sollen Sie als Bürger den Staat kontrollieren können, um demokratisches Handeln zu sichern. Kontrolle können Sie aber nur ausüben, wenn Sie über die relevanten Informationen verfügen. Aus diesem Grund sind Ämter und Behörden Bürgern gegenüber auskunftspflichtig.

Informationsfreiheitsgesetz oder Verwaltungsvorschrift?

Das Problem dabei: Es gibt keine einheitliche Rechtsgrundlage, die regelt, in welchem Umfang die Behörde Ihnen Auskunft erteilen und wann sie diese tatsächlich verweigern darf. Grundlage für die allgemeine Auskunftspflicht sind sogenannte Transparenz- oder Informationsfreiheitsgesetze (IFG). Doch die verabschiedet jedes Bundesland für sich. Zwar gibt es auch ein Bundes-Informationsfreiheitsgesetz. Doch in diesem Fall gilt der Grundsatz „Bundesrecht schlägt Landesrecht“ ausnahmsweise nicht. Denn das IFG des Bundes gilt wirklich nur für Bundesbehörden. Wollen Sie also Informationen von einer Landesbehörde oder einem kommunalen Amt, können Sie sich ausschließlich auf das IFG Ihres Landes berufen.

Das Problem: Bayern, Sachsen und Niedersachsen haben gar kein Informationsfreiheitsgesetz. Und alle anderen Länder regeln die Rechte der Bürger beziehungsweise die Pflichten der Ämter im IFG sehr unterschiedlich. Teilweise schaffen sie einen großen Ermessensspielraum für die Mitarbeiter der Behörden, die den nutzen können, um berechtigte Informationsanfragen doch noch abzulehnen.

Ein Beispiel: Sie leben in Bayern, erhalten Arbeitslosengeld I und wollen Informationen zu einem Vorgang von der Bundesagentur für Arbeit. In diesem Fall können Sie sich auf das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes berufen, denn die Arbeitsagentur ist eine Bundesbehörde – egal welcher Standort für Ihre Anfrage zuständig ist.

Beziehen Sie aber einige Monate später Arbeitslosengeld II und müssen eine Informationsanfrage nun an das Jobcenter stellen, sieht die Lage anders aus. Die Jobcenter sind in der Regel kommunale Behörden (oder zumindest zum Teil in kommunaler Trägerschaft). Auch wenn Ihr neuer Sachbearbeiter also im Zweifel im selben Gebäude sitzt wie der von der Arbeitsagentur, können Sie einen Informationsantrag nicht mehr mit dem IFG Bund begründen. Nun hat Bayern aber kein eigenes Landes-Informationsfreiheitsgesetz. Darauf können Sie sich also auch nicht berufen.

Um nun herauszufinden, ob und wie Sie in einem solchen Fall einen Auskunftsanspruch durchsetzen können, müssen Sie viel Zeit mitbringen. Jetzt gilt es nämlich die Landesgesetze und Verwaltungsvorschriften zu lesen, die auf Ihren Fall Anwendung finden könnten – in der Hoffnung, darin eine Regelung zum Auskunftsanspruch zu finden. Die gute Nachricht: Irgendwo gibt es eine solche Anspruchsgrundlage – auch in den Ländern ohne Informationsfreiheitsgesetz. Die schlechte Nachricht: Sie zu finden, ist langwierig und für jeden neuen Sachverhalt, jede andere Behörde müssen Sie neu suchen, weil gegebenenfalls ein anderes Gesetz oder eine andere Vorschrift greift.

Sind Sie an diesem Punkt angekommen, haben Sie im Wesentlichen zwei Möglichkeiten: Sie können aufgeben – und manchmal ist das tatsächlich die klügste Wahl. Vor allem, wenn mit Ihrem Auskunftsantrag keine weiteren Ansprüche oder Anträge verknüpft sind, sollten Sie gut überlegen, ob es den Aufwand wert ist, den Weg weiterzuverfolgen. Wenn für Sie aber wichtige Entscheidungen mit der Anfrage verknüpft sind – wie etwa der Anbau am Eigenheim aus unserem Eingangsbeispiel – sollten Sie um Ihr Recht kämpfen. Hilfe bekommen Sie dabei von den selbstständigen Kooperationsanwälten der Deutschen Anwaltshotline. Die Experten helfen Ihnen genau die Vorschrift zu finden, die Sie brauchen, um Ihren Auskunftsanspruch durchzusetzen. Unter 0900-1 875 002 037* erhalten Sie in der telefonischen Rechtsberatung gleichzeitig auch Hilfe bei der Formulierung Ihres Antrags und Hinweise zum Vorgehen bei einer erneuten Ablehnung durch die Behörden.

Wie setze ich meinen Auskunftsanspruch gegenüber Behörden durch?

Je nachdem, von welcher Behörde und in welcher Sache Sie eine Auskunft anfordern, unterscheidet sich das Vorgehen ein wenig. In den allermeisten Fällen können Sie aber dieses Schema abarbeiten, um Ihr Auskunftsrecht gegenüber Behörden durchzusetzen:

1. Klären, ob Sie einen Auskunftsanspruch haben
2. Antrag auf Auskunft stellen
3. Gebührenrechnung und Bescheid abwarten
4. Ggf. Ablehnungsgründe prüfen und Widerspruch einlegen

1. Klären, ob Sie einen Auskunftsanspruch haben

Zunächst einmal müssen Sie prüfen, ob Sie wirklich ein Auskunftsrecht haben. Wichtige Fragen sind hierbei:

Sind Sie persönlich auskunftsberechtigt? Gibt es Gründe, die ein Auskunftsrecht verhindern, obwohl es einen grundsätzlichen Anspruch gibt?

Die Antwort finden Sie in dem Gesetz beziehungsweise der Verwaltungsvorschrift, die Ihren konkreten Auskunftsanspruch begründet. Wollen Sie zum Beispiel Informationen von der Bundesagentur für Arbeit einholen und berufen sich dafür auf das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes, gilt:

• Auskunftsberechtigt sind alle natürlichen Personen (also Menschen) und juristische Personen des Privatrechts wie eingetragene Vereine. Stellen Sie den Antrag also als Privatperson, haben Sie ein Auskunftsrecht.

• Die Behörde kann die Auskunft verweigern oder nur teilweise erteilen, wenn sonst die Privatsphäre oder zum Beispiel das geistige Eigentum einer anderen Person, Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse verletzt würden. Auch bei sensiblen Vorgängen, deren Offenlegung internationale Beziehungen, die innere oder äußere Sicherheit oder die Kontrolle von Finanz- oder Wettbewerbsfragen bedrohen, kann die Auskunft verweigert werden. Und letztlich dürfen Behörden auch solche Informationen unter Verschluss halten, die noch laufende Verfahren betreffen – das gilt für Gerichtsverfahren ebenso wie etwa für Genehmigungsverfahren.

Konkret lässt sich das an unserem Beispiel vom Anfang gut erklären: Die Baugenehmigung für den Anbau an Ihrem Eigenheim wurde abgelehnt – nehmen wir an, weil der Anbau direkt an ein Grundstück grenzen würde, das dem Bund gehört und das er zum Naturschutzgebiet erklären will. Die Vorbereitungen dafür sind aber noch nicht abgeschlossen und der Bund befürchtet, wenn Sie erfahren, was mit dem Grundstück passieren soll, könnte das sein Vorhaben torpedieren. Dann kann er sich unter Umständen auf die Ausnahmeregelungen aus § 4 des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) berufen. Darin heißt es nämlich: „Der Antrag auf Informationszugang soll abgelehnt werden für Entwürfe zu Entscheidungen sowie Arbeiten und Beschlüsse zu ihrer unmittelbaren Vorbereitung, soweit und solange durch die vorzeitige Bekanntgabe der Informationen der Erfolg der Entscheidung oder bevorstehender behördlicher Maßnahmen vereitelt würde.“

Hat Ihre Prüfung ergeben, dass Sie ein Auskunftsrecht haben, müssen Sie die Herausgabe der Informationen beantragen.

2. Antrag auf Auskunft stellen

Wie ausführlich Ihr Antrag ausfallen muss, hängt davon ab, auf welche Rechtsgrundlage Sie sich stützen (können). Nutzen Sie das Informationsfreiheitsgesetz des Bundes, reicht eine formlose Anfrage, die Sie sogar telefonisch oder persönlich stellen können. Um später nachweisen zu können, dass Sie Informationen angefordert haben, empfehlen wir trotzdem, den Antrag schriftlich zu stellen – zum Beispiel per E-Mail mit Empfangsbestätigung.

Wenn Sie eine Auskunft nach dem IFG anfordern, müssen Sie den Antrag weder begründen, noch müssen Sie selbst direkt betroffen sein von den Informationen, die Sie beantragen. Wenn Sie allerdings Auskünfte zu einem Sachverhalt anfordern, der andere betrifft, kann die Behörde nicht einfach Informationen herausgeben. Sie wird dann zunächst die direkt Betroffenen über Ihre Anfrage informieren. Nur wenn die zustimmen, dass ihre Daten weitergegeben werden dürfen, erhalten Sie volle Auskunft. Üblicher ist es allerdings, dass Sie eine Abschrift der Akten erhalten, in denen alle Angaben zu Dritten geschwärzt sind, um dem Datenschutz gerecht zu werden.

Berufen Sie sich auf andere Vorschriften als das IFG, müssen Sie Ihrem Antrag eventuell eine ausführliche Begründung beilegen, aus der hervorgeht, welches (berechtigte) Interesse Sie an den Informationen haben. Auf jeden Fall sollten Sie so konkret wie möglich werden, wenn Sie Auskünfte verlangen. Geben Sie also möglichst die Aktenzeichen oder Vorgangsnummern, die Namen der Sachbearbeiter und Details zum Sachverhalt an, damit die Behörde die betroffenen Informationen leichter finden kann.

3. Gebührenrechnung und Bescheid abwarten

Auch wenn Sie grundsätzlich Anspruch auf Auskunft haben, müssen Behörden Informationen nicht kostenlos zur Verfügung stellen. Je nachdem wie aufwendig die Zusammenstellung der Informationen ist, kommen Gebühren auf Sie zu. Die Höhe orientiert sich an den Gebührensätzen, die Bund, Länder und Kommunen festlegen. Sie hängt auch davon ab, ob Sie Kopien der Akten bekommen oder direkt in der Behörde Einsicht nehmen können.

4. Ggf. Ablehnungsgründe prüfen und Widerspruch einlegen

Lehnt die Behörde Ihren Auskunftsantrag ab, prüfen Sie bitte genau, mit welcher Begründung das geschieht. Legen Sie die Ablehnung einem Anwalt vor, um zu klären, ob die Ablehnung berechtigt ist oder nicht. Das geht auch telefonisch unter 0900-1 875 002 037*. Der Anwalt wird Ihnen dann auch genau erklären, wie Sie Widerspruch einlegen können, wenn die Begründung der Behörde nicht stichhaltig ist.

Gut zu wissen: Wenn die Auskünfte, die Sie angefordert haben, frei zugänglich sind, darf die Behörde Ihren Antrag ebenfalls ablehnen. Prüfen Sie also bitte im Vorfeld, ob die Informationen im Internet, dem Amtsblatt oder einer Broschüre der Behörde veröffentlicht worden sind, bevor Sie einen Antrag zum Beispiel nach dem IFG stellen.

Personenbezogene Daten von Behörden anfordern

Wenn Sie wissen wollen, welche personenbezogenen Daten eine Behörde über Sie gespeichert hat, müssen Sie nicht den Umweg über das Informationsfreiheitsgesetz nutzen. Hier greift die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das darauf gründende Bundesdatenschutzgesetz. Artikel 15 der DSGVO regelt das Auskunftsrecht so: „Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.“ Wenn eine Behörde also Informationen wie Name, Geburtsdatum, Adresse oder sonstige persönliche Daten von Ihnen gespeichert hat, muss sie Sie darüber auf Antrag informieren.

Außerdem muss sie offenlegen, wofür und wie lange sie diese Daten speichert, wem sie die Daten zur Verfügung stellt und wo die Daten herkommen. Sie können in diesen Fällen nicht nur Auskunft über diese Daten verlangen, sondern auch die Löschung. Die Auskunft über personenbezogene Daten nach der DSGVO ist für Sie in der Regel kostenlos. Nur bei erkennbar unbegründeten oder exzessiven Forderungen kann die Behörde Gebühren in Rechnung stellen und nur in echten Ausnahmefällen kann eine Behörde die Auskunft über personenbezogene Daten verweigern. In diesen Fällen sollten Sie den Datenschutzbeauftragen Ihres Bundeslandes einschalten und darum bitten, die Weigerung zu prüfen und gegebenenfalls einzugreifen.

Unternehmen – sofern sie privatwirtschaftlich geführt werden – sind Ihnen gegenüber weit weniger Auskünfte schuldig als zum Beispiel Behörden. Wollen Sie etwa wissen, wo ein Bekleidungshersteller seine Shirts und Hosen produzieren lässt, können Sie zwar eine Anfrage stellen, aber ein gesetzlich verbrieftes Recht auf eine Antwort haben Sie nicht.

Ganz grob lässt sich sagen: Auskunftspflichtig ist ein Unternehmen Ihnen gegenüber nur, wenn es um Ihre personenbezogenen Daten geht. Hier haben Sie nach Art. 15 der Datenschutzgrundverordnung das Recht auf Informationen und Löschung, wie wir das auch schon unter dem Punkt „Personenbezogene Daten von Behörden anfordern“ beschrieben haben. Mindestens einmal im Jahr dürfen Sie als Kunde das Unternehmen zur Offenlegung der über Sie gespeicherten Daten auffordern. Dem muss der Betrieb nachkommen und darf Ihnen dafür auch keine Gebühren in Rechnung stellen.

Allerdings gibt es ein Schlupfloch in der DSGVO, das Unternehmen vielleicht nutzen wollen: Immer wieder heißt es, Firmen könnten die Auskunft über personenbezogene Daten verweigern, wenn das für sie mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden wäre. Das stimmt so aber nicht ganz. Zwar gibt es tatsächlich einen Passus im Bundesdatenschutzgesetz, der lautet: „Das Recht auf Auskunft der betroffenen Person gemäß Artikel 15 der Verordnung (EU) 2016/679 besteht […] nicht, wenn […] die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde sowie eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist.“ Aber das Gesetz knüpft diese Regel an strenge Bedingungen. So kann ein Unternehmen nur dann von dieser Ausnahme profitieren, wenn:

• es Daten betrifft, die die nationale Sicherheit bedrohen könnten (etwa Daten, die für Strafverfolgungsbehörden oder Nachrichtendienste erfasst werden)
• es Daten betrifft, die nur noch gespeichert sind, weil Aufbewahrungsvorschriften das verlangen, die Daten aber nicht mehr aktiv genutzt werden.
• es Daten betrifft, die ausschließlich zur Datensicherung oder Datenschutzkontrolle gespeichert sind.

Konkret bedeutet das also: Wenn ein Unternehmen mit Ihnen Geschäfte macht, kann es den Aufwand, den Ihre Auskunftsanfrage bedeutet, nicht als Ausrede benutzen. Es muss Ihnen mitteilen, welche Daten es von Ihnen speichert, an wen es diese weiterleitet und wie es die Daten bekommen hat. Verweigert das Unternehmen die Auskunft, können Sie zunächst auch hier den Landesdatenschutzbeauftragten einschalten. Hilft auch das nicht, bleibt Ihnen nur noch, einen Anwalt zu beauftragen. Wenn Sie dafür nicht noch mehr Zeit und Ärger aufwenden möchten als ohnehin bereits geschehen, können Sie auch gern die Online-Rechtsberatung per E-Mail nutzen.

Gut zu wissen: Über die Auskunftspflicht nach der DSGVO unterliegen Unternehmen je nach Branche und Herkunftsland weiteren Informationspflichten. So müssen Sie zum Beispiel bei einer Online-Bestellung vor Abschluss des Vertrags über die vollständigen Kosten und Ihr Widerrufsrecht informiert werden.

Unter Privatpersonen gibt es kein allgemeines, grundsätzliches Auskunftsrecht. Sie können also nicht einfach Ihren Nachbarn auffordern, Ihnen Auskunft über seine Einkommensverhältnisse zu erteilen. Allerdings kann ein entsprechendes Auskunftsrecht entstehen, wenn Sie miteinander im Rechtsstreit liegen.

Geht es zum Beispiel um Unterhaltsstreitigkeiten zwischen Ex-Ehepartnern, besteht sehr wohl ein Auskunftsrecht. Um prüfen zu können, ob der eine Partner wirklich Anspruch auf Unterhalt hat, muss er seine Vermögensverhältnisse offenlegen. Umgekehrt ist aber auch der andere auskunftspflichtig, damit die Höhe der Unterhaltszahlung (z.B. auch für gemeinsame Kinder) korrekt festgelegt werden kann. Ganz ähnlich verhält es sich auch bei Erbstreitigkeiten oder wenn Sie etwas verkauft haben und der Schuldner nicht zahlen kann oder will. In all diesen Fällen müssen Sie Ihr Auskunftsrecht aber in der Regel anwaltlich oder sogar gerichtlich durchsetzen lassen. Die selbstständigen Kooperationsanwälte helfen Ihnen dabei gern unter 0900-1 875 002 037*.