Inkassokosten: Wann muss ich zahlen und wie hoch dürfen sie sein?

Wenn ein Gläubiger sich die Mühen einer Forderungseintreibung ersparen will, wird häufig die Hilfe eines Inkassodienstleisters in Anspruch genommen. Die Unternehmen arbeiten logischerweise nicht umsonst, sondern erheben für ihre Tätigkeit Inkassogebühren. Diese bilden zusammen mit den etwaigen Auslagen (z.B. Portokosten), welche ein Inkassodienstleister in Rechnung stellen darf, die sogenannten Inkassokosten.

Damit Inkassokosten tatsächlich erstattungsfähig sind, müssen zwei Voraussetzungen gegeben sein:

1. Zum einen muss die ursprüngliche Forderung berechtigt sein.
2. Zum anderen muss sich der Schuldner in Verzug befinden.

Eine berechtigte Forderung liegt nicht vor, wenn Sie z.B. einem Betrug zum Opfer gefallen sind oder eine Forderung für eine Leistung erhoben wird, die nicht ordnungsgemäß erbracht wurde, beispielsweise für einen Internetanschluss, welcher nicht mit der vereinbarten Geschwindigkeit funktioniert.

Wenn Sie als Schuldner die Hauptforderung bereits bestritten haben, also eindeutige Zweifel an der Hauptforderung bestehen, brauchen Sie außergerichtliche Inkassokosten nicht zu erstatten. In einem solchen Fall sollte es aufgrund der Schadensminderungspflicht (§ 254 BGB), welche den Gläubiger dazu verpflichtet den Schaden möglichst gering zu halten, direkt zu einer gerichtlichen Klärung kommen.

Darüber hinaus dürfen Ihnen als Schuldner die Kosten für die Einschaltung eines Inkassounternehmens nur aufgebürdet werden, wenn Sie sich im Schuldnerverzug befinden, denn dann hat der Gläubiger laut § 286 Abs. 1 BGB Anspruch auf Ersatz des Schadens, welcher durch den Zahlungsverzug verursacht wurde.

Der Zahlungsverzug tritt ein, wenn Sie eine Rechnung mit festgelegten (z.B. Zahlung bis Freitag, den 02.03.2018) oder errechenbarem Zahlungsdatum (Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Rechnung) innerhalb der angegebenen Frist nicht begleichen. Beachten Sie: Der Verzug tritt in einem solchen Fall auch ohne gesonderte Mahnung ein!

Gleichsam geraten Sie in Verzug, wenn die Rechnung kein speziell ausgewiesenes Zahlungsdatum enthält und Sie nicht innerhalb einer in einem gesonderten Schreiben (i.d.R eine Mahnung) gesetzten Frist bezahlen.

Inkassounternehmen dürfen Inkassogebühren nicht einfach willkürlich erheben, da hier der Grundsatz gilt, dass der Gläubiger im Rahmen der Schadensminderungspflicht keine unnötigen Kosten produzieren darf. Sie sind in ihrer Höhe vom Umfang der Hauptforderung abhängig. Das Inkassounternehmen muss sich demzufolge bei der Berechnung der Gebühren an der Rechtsanwaltsgebührentabelle orientieren. Der Gebührensatzrahmen reicht von 0,5 bis 2,5 – die Regelgebühr beträgt 1,3. Das heißt: In Angelegenheiten von durchschnittlichem Umfang und durchschnittlicher Schwierigkeit darf ein Inkassobüro lediglich eine Gebühr von 1,3 fordern. Bei den jeweiligen Gebühren handelt es sich um feststehende Sätze.

Seit Oktober 2021 schützt das Gesetz verstärkt Schuldner kleinerer Beträge: Bei Forderungen unter 50 Euro dürfen die Inkassokosten nicht mehr als 30 Euro betragen. Zudem müssen Inkassounternehmen in der Regel Betroffene schon beim Erstkontakt darüber informieren, welche Kosten bei Verzug entstehen könnten.

Zusätzlich zu den eigentlichen Inkassogebühren dürfen Inkassounternehmen weitere Kosten geltend machen, allerdings nicht uneingeschränkt:

• Schreib- oder Portoauslagen, wenn diese maximal 20 Prozent der gesamten Inkassokosten ausmachen und sich höchstens auf 20 Euro belaufen
• Zinsen auf die Hauptforderung, wobei der Zinsbeginn nicht vor dem Tag liegen darf, welcher auf den Zugang der ersten Mahnung des Gläubigers folgt
• Kosten für die Adressermittlung und Bankrücklastschriften sind zulässig, wenn die Höhe jeweils entsprechend nachgewiesen wird
• Vollstreckungskosten: Leitet ein Inkassobüro Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Schuldner ein, so hat dieser die dafür anfallenden Kosten zu tragen.
• Mahnbescheid: Erwirkt ein Inkassobüro einen Mahnbescheid gegen einen Schuldner, kann es die Kosten dafür verlangen, solange diese 25 Euro nicht übersteigen.
• Vergleichs- und Ratenzahlungsgebühren dürfen seitens des Inkassounternehmens gegenüber dem Schuldner nur geltend gemacht werden, wenn dieser dem ausdrücklich zugestimmt hat. Die Überweisung eines Teilbetrags der Forderung gilt hierbei nicht als automatische Zustimmung!
• Rechtsanwaltskosten dürfen lediglich verlangt werden, wenn alle anderen zuvor erhobenen außergerichtlichen Inkassokosten entfallen.
• Zustellungskosten: Entstehen einem Inkassounternehmen Kosten durch die Zustellung eines Gerichtsvollziehers, dürfen diese Kosten dem Schuldner in Rechnung gestellt werden, wenn die Höhe entsprechend nachgewiesen wird.

Im Gegensatz zu den oben genannten Kosten darf ein Inkassounternehmen Kontoführungs- oder Telefongebühren gegenüber dem Schuldner nicht geltend machen. Sollten also derartige Posten auf Ihrer Inkassorechnung auftauchen, so brauchen Sie diese nicht zu bezahlen. Es lohnt sich also definitiv einen genauen Blick auf die Aufschlüsselung der Auslagen zu werfen.

Erhalten Sie zusätzlich zu einem Inkassoschreiben eine vorgefertigte Ratenzahlungsvereinbarung, gilt es achtsam zu sein. Zwar mag ein Plan über eine Rückzahlung der Schuld in Raten auf den ersten Blick nach einer guten Lösung klingen, jedoch verbirgt sich hinter einer derartigen Vereinbarung oftmals ein verstecktes Schuldanerkenntnis. Wird dies von Ihnen als Schuldner unterzeichnet, werden Nebenforderungen (z.B. Zinsen) zu Hauptforderungen, und es wird quasi unmöglich, sich gegen diese Forderungen zur Wehr zu setzen, selbst wenn diese deutlich überhöht sind.

Wenn Sie Post von einem Inkassobüro erhalten, überprüfen Sie zunächst, ob das entsprechende Unternehmen überhaupt eine zulässige Genehmigung in Deutschland besitzt. Ist dies nicht der Fall, sind die Kosten recht einfach abzuwehren, denn ohne entsprechende Konzession dürfen auch keine Inkassokosten geltend gemacht werden.

Enthält die Forderungsaufstellung keine oder unvollständige Auskünfte über die Zusammensetzung der Inkassokosten, sollten Sie zunächst ein detailliertes Forderungsverzeichnis anfordern, um die in Rechnung gestellten Kosten überhaupt überprüfen zu können.

Haben Sie eine Inkassoforderung mit detaillierter Aufschlüsselung der Kosten erhalten, die jedoch unzulässige oder zu hohe Inkassokosten beinhaltet, so erstellen Sie am besten eine Gegenrechnung, in welcher Sie die akzeptierten und auch die abgelehnten Forderungsposten exakt auflisten. Senden Sie diese dem Inkassounternehmen zu. Inkassounternehmen dürfen einen höheren Gebührensatz als 1,3 lediglich verlangen, wenn die Angelegenheit nachweislich erhöhten Aufwand verursacht hat.