Personalakte: Diese Rechte haben Sie als Arbeitnehmer!

Wie genau eine Personalakte auszusehen hat, ist per Gesetz nicht eindeutig definiert. Lediglich für Beamte gibt es eine klare Regelung, welche lautet:

„Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden.“ (§ 106 Bundesbeamtengesetz)

Diese Definition ist weit verbreitet und wird auch von der Rechtsprechung als wirksam angesehen. Aufgrund dessen kann gesagt werden, dass die Personalakte auch bei Angestellten, die nicht verbeamtet sind, nur Dokumente beinhalten darf, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Die zuvor genannten Dokumente und Verträge stehen alle in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. Im Gegensatz zu diesen darf Ihr Arbeitgeber keine Dokumente aufnehmen, die lediglich Ihre privaten Interessen widerspiegeln.

So darf er beispielsweise keine Screenshots von Ihren Social-Media-Profilen in die Personalakte aufnehmen. Auch eine Aufzählung Ihrer bisherigen Krankheitstage oder ein Bericht Ihrer letzten Untersuchung durch den Betriebsarzt darf nicht in die Personalakte aufgenommen werden.

Ausnahme: Die Krankheit beeinflusst das Arbeitsverhältnis

Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass ein Bericht über die Krankheit und den sich daraus ergebenden Therapiefolgen im Falle von Alkoholsucht durchaus in die Personalakte aufgenommen werden kann. Diese spezielle Krankheit könne die Arbeit nicht nur negativ beeinflussen, sondern auch eine Gefährdung Dritter darstellen (BAG-Urteil vom 12. September 2006, Az. 9 AZR 271/06).

Ja, als Angestellter können Sie Ihre Personalakte jederzeit und ohne Angabe von Gründen einsehen. So regelt es Paragraf 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes.

Sie haben außerdem das Recht, sich Notizen dazu zu machen. Mit nach Hause nehmen dürfen Sie Ihre Akte allerdings nicht. Sie haben außerdem keinen gesetzlichen Anspruch darauf, Kopien anzufertigen. Fragen Sie hierzu am besten Ihren Arbeitgeber: In den meisten Fällen wird er einer Kopie nicht widersprechen.

Wenn Sie möchten können Sie ein Mitglied des Betriebsrats hinzubitten, wenn Sie Ihre Personalakte sichten. Dieses ist daraufhin zur Verschwiegenheit verpflichtet, solange Sie das Betriebsratsmitglied nicht ausdrücklich davon entbinden.

Gut zu wissen: Nur die wenigsten Arbeitnehmer machen von Ihrem Recht auf Akteneinsicht Gebrauch. Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, die Personalakte ab und an einmal zu sichten. Immerhin ist Ihr Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Sie jedes Mal darüber zu informieren, wenn er neue Dokumente hinzufügt. Fehlerhafte Daten können dadurch ungesehen Einzug in die Personalakte finden.

Die Aufbewahrungsfrist bei Personalakten ist nicht einheitlich geregelt. Nur in den seltensten Fällen gibt es eine klare zeitliche Vorgabe: So müssen steuerlich relevante Dokumente beispielsweise sechs Jahre lang verwahrt werden. Dokumente, aus denen ein Anspruch des Arbeitnehmers hervorgeht, müssen so lange aufbewahrt werden bis der Anspruch verjährt ist. In der Regel beträgt diese Frist drei Jahre.

Ein besonderes Interesse an der Aufbewahrungsfrist haben Arbeitnehmer in Bezug auf Abmahnungen. Hier sieht das Gesetz keine klar definierte Zeit vor. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass eine Abmahnung dann aus der Personalakte zu entfernen ist, wenn sie keine Relevanz mehr hat und wenn es in der Zwischenzeit nicht zu weiteren Verfehlungen gekommen ist. Als angemessener Zeitraum wird hierfür regelmäßig eine Frist von zwei Jahren angesetzt.

Die Personalakte ist streng vertraulich zu behandeln und muss auch entsprechend schwer zugänglich aufbewahrt werden. Zugang zur Akte dürfen nur Sie als Arbeitnehmer, Ihr Arbeitgeber und befugte Mitarbeiter der Personalabteilung haben.

Selbst der Betriebsrat hat keinen Zugang zu Ihrer Personalakte. Wenn es Streitigkeiten über die Personalakte gibt und Sie Ihr Recht auf Akteneinsicht mit Hilfe eines Rechtsanwalts durchsetzen wollen, hat dieser ebenfalls kein Recht auf Zugang zur Akte. Das entschied das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein: Um Ihren Anspruch auf Akteneinsicht vor Gericht durchzusetzen, muss Ihr Anwalt nicht wissen, was genau in Ihrer Personalakte steht (Urteil vom 17. April 2014, Az. 5 Sa 385/13).

Finden Sie in Ihrer Personalakte fehlerhafte Daten, haben Sie einen Anspruch auf Löschung gemäß § 1004 BGB (Beseitigungs- und Unterlassungsanspruch). Kommt es darüber zu einer Streitigkeit mit Ihrem Arbeitgeber, liegt die Beweislast bei Ihrem Chef. Wenn Sie behaupten, das Dokument wäre fehlerhaft, muss er beweisen, dass dem nicht so ist. Doch Vorsicht: Das gilt nur bei fehlerhaften Fakten! Handelt es sich um eine subjektive Einschätzung (beispielsweise um eine Beurteilung Ihrer Leistung in einem Zwischenzeugnis) haben Sie keinen Anspruch auf Löschung.

Beachten Sie außerdem, dass Sie jederzeit das Recht dazu haben, Stellung zu Ihren Daten zu beziehen. Sollte Ihr Chef Ihrer Personalakte beispielsweise eine Abmahnung hinzufügen, können Sie eine schriftliche Gegendarstellung verfassen und fordern, dass diese ebenfalls in die Personalakte aufgenommen wird. Dieses Recht ist unabhängig davon, ob die Abmahnung gerechtfertigt ist oder nicht.

Nur die wenigsten Firmen verwahren die Personalakten ihrer Mitarbeiter noch in eigens dafür vorgesehenen Aktenschränken. In der Regel wird heutzutage auf die elektronische Speicherung relevanter Dokumente gesetzt. Für den Arbeitgeber bedeutet das weniger Aufwand und der Arbeitnehmer profitiert von der vereinfachten Akteneinsicht, die im besten Fall über den eigenen PC und zu jederzeit erfolgen kann.

Was den Datenschutz betrifft, stellt das Gesetz besondere Anforderungen an die elektronische Personalakte. So handelt es sich bei der Erstellung dieser um ein „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Vereinfacht gesagt bedeutet dies, dass Ihr Arbeitgeber Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihr ausdrückliches Einverständnis erheben, verarbeiten oder nutzen darf. So will es das Bundesdatenschutzgesetz. Eine entsprechende Klausel ist häufig schon im Arbeitsvertrag enthalten: Unterzeichnen Sie diesen, erteilen Sie Ihr Einverständnis. Bei Unternehmen mit Betriebsrat kann eine Betriebsvereinbarung die Zustimmung der Mitarbeiter ersetzen. Mit einem solchen Übereinkommen erteilt der Betriebsrat im Prinzip für alle Mitarbeiter pauschal sein Einverständnis zur Datenerhebung.

Für Unternehmen, die mehr als 20 Mitarbeiter beschäftigen oder in denen die Daten von mehr als zehn Mitarbeitern mittels eines elektronischen Prozesses automatisch verarbeitet werden, gilt außerdem, dass ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden muss.

Sie haben Fehler in Ihrer Personalakte gefunden, aber Ihr Chef weigert sich, diese zu löschen? Oder wird Ihnen gar die Einsicht verwehrt? In einem solchen Fall kann der Rat eines Anwalts Gold wert sein. Die selbstständigen Kooperationsanwälte der DAHAG beraten Sie gerne telefonisch oder per E-Mail. So können Sie Ihrem Chef gut informiert gegenübertreten und Ihre Rechte durchsetzen!