Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung und Beratung für Vermieter

Bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen und alle Belege zusammensuchen, müssen Sie zunächst prüfen, ob Sie die Nebenkosten überhaupt auf Ihren Mieter umlegen dürfen. Dazu sind Sie nämlich nur berechtigt, wenn dies zuvor im Mietvertrag vereinbart wurde. Wichtig ist auch, dass Sie im Mietvertrag festhalten, welche Posten Sie auf Ihren Mieter umlegen möchten. Eine zu pauschale Formulierung reicht hier nicht. Allerdings genügt es, wenn Sie auf die umlagefähigen Kosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweisen.

Umlagefähige Betriebskosten sind:

• Grundsteuer
• Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung/Müllbeseitigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Allgemeinbeleuchtung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeisterdienste
• Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
• Wäschepflege
• Schornsteinreinigung

Neben diesen Posten sieht § 2 BetrKV auch „sonstige Betriebskosten“ vor. Dies erlaubt es Ihnen, nachträglich anfallende Kosten – wie etwa für die Wartung von neu installierten Rauchmeldern – ebenfalls abzurechnen.

Vorsicht: Diese „sonstigen Betriebskosten“ dürfen Sie nicht als Freifahrtschein interpretieren. So lassen sich insbesondere Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht auf Ihre Mieter umlegen.

Übrigens: Besitzen Sie ein Mehrparteienhaus und steht eine Wohnung leer, müssen Sie die dafür anfallenden Kosten selbst tragen. Sie können diese nicht einfach auf die restlichen Mieter übertragen.

Sonderfall Heizkosten

Während Sie für die meisten umlagefähigen Nebenkosten auch eine Pauschale ansetzen können, ist dies bei den Heizkosten nicht möglich. Diese müssen mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent verbrauchsabhängig berechnet werden. Den restlichen Prozentsatz müssen Sie nach einem festgelegten Maßstab berechnen. Meist wird hierzu die Wohnfläche herangezogen.

Beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung sollten Sie immer eines im Hinterkopf behalten: Die Abrechnung muss für Ihren Mieter verständlich sein. Außerdem muss er die Rechnung eigenständig überprüfen können.

Um dies zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Punkte in Ihre Nebenkostenabrechnung aufnehmen:

• Angabe des Abrechnungszeitraums
• Zusammenstellung der Gesamtkosten des Mietobjekts
• Angabe und Erläuterung aller angegebenen Verteilerschlüssel (Abrechnung nach Wohnungsgröße, Personenanzahl, Verbrauch etc.)
• Geleistete Vorauszahlungen des Mieters

Um die Nebenkostenabrechnung noch verständlicher und nachvollziehbarer zu gestalten, sollten Sie außerdem die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten – wie etwa die für Hausmeisterdienste und Gartenpflege – auflisten.

Für die Betriebskostenabrechnung ist ein Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten vorgesehen. Beim Ein- oder Auszug unter dem Jahr kann auch ein verkürzter Zeitraum veranschlagt werden.

Unser Tipp für Vermieter: Legen Sie der Abrechnung nach Möglichkeit ein Kalenderjahr zugrunde. So verschwitzen Sie die Frist sicher nicht!

Übrigens: Zieht Ihr Mieter aus, können Sie die Betriebskosten bis zum Ende des Mietverhältnisses abrechnen. Wenn er freiwillig zwei Monate früher auszieht, hat er keinen Anspruch auf eine tagesgenaue Abrechnung.

Ihre Abrechnungsfrist beträgt zwölf Monate. Das bedeutet: Möchten Sie die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2015 abrechnen, müssen Sie Ihrem Mieter die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2016 zugestellt haben. Die Abrechnungsfrist ist dabei eine Ausschlussfrist. Geben Sie die Nebenkostenabrechnung zu spät ab, muss Ihr Mieter sie schlichtweg nicht bezahlen. Das ist selbst dann der Fall, wenn Sie die Verspätung gar nicht zu verschulden haben, weil der Brief beispielsweise in der Post verloren gegangen ist.

Wichtig ist dabei übrigens, dass Sie einen großzügigen Puffer für Fehlerkorrekturen einplanen. Sollten Ihnen Fehler unterlaufen und haben Sie nicht mehr ausreichend Zeit, um die Abrechnung auszubessern, können Sie etwaige Forderungen gegen Ihren Mieter nicht mehr geltend machen. Eine formell unwirksame Abrechnung gilt als gar nicht erst zugestellte Abrechnung.

Sollten die Fehler inhaltlicher Natur sein und steht dem Mieter eigentlich eine Rückzahlung zu, kann er diese Forderungen trotz verspäteter Zustellung geltend machen. Der Gesetzgeber stellt sich hier explizit auf die Seite des Mieters.

Sollten Ihnen selbst noch nicht alle Rechnungen final vorliegen, können Sie diese auch nachträglich noch abrechnen. Allerdings müssen Sie Ihrem Mieter dennoch innerhalb der zwölfmonatigen Frist eine Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. Informieren Sie ihn darin, dass einige Posten noch nicht final berechnet werden können.

Nachdem Sie die fehlenden Rechnungen erhalten haben, müssen Sie diese innerhalb von drei Monaten mit Ihrem Mieter abrechnen.

Haben Sie die Nebenkosten bisher nach der Wohnungsgröße berechnet und möchten Sie diese nun stattdessen nach der Personenanzahl berechnen, können Sie den Verteilerschlüssel nicht einfach verändern. Dies erfordert in der Regel die Zustimmung Ihres Mieters.

Eine Ausnahme ergibt sich dann, wenn Sie nachträglich Geräte zur Verbrauchserfassung installieren lassen und daher von nun an verbrauchsbasiert abrechnen möchten.

Leistet Ihr Mieter eine Betriebskostenvorauszahlung, können Sie diese erhöhen, wenn die tatsächlichen Betriebskosten gestiegen sind. Allerdings muss die Erhöhung angemessen sein.

Eine Erhöhung der Betriebskosten ist außerdem möglich, wenn der Partner Ihres Mieters mit in die Wohnung einzieht.

Wittert Ihr Mieter einen Fehler in der Abrechnung, hat er das Recht dazu, der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Diesen Widerspruch muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung einlegen. Bei offensichtlichen Fehlern ist er außerdem dazu berechtigt, einen Teil der Zahlung einzubehalten.

Sind die Fehler weniger klar, hat er das Recht dazu, die Nebenkostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten eingehend zu prüfen. Dazu müssen Sie ihm Einblick in alle Ihre Belege gewähren. Einen Anspruch auf Kopien hat Ihr Mieter allerdings nicht.

Sie sehen: Inhaltliche und formelle Fehler können Sie als Vermieter teuer zu stehen kommen. Wenn Sie sich daher unsicher sind und bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung lieber ein wenig Hilfe hätten, sollten sie anwaltlichen Rat einholen.