Nebenkostenabrechnung prüfen: Anleitung und Beratung für Mieter
Im Dezember finden viele Menschen nicht nur Weihnachtskarten in ihren Briefkästen, sondern auch die Nebenkostenabrechnung. Zu ihrem Leidwesen ist diese nicht selten mit einer saftigen Nachzahlung verbunden. Bevor Sie den ausstehenden Betrag ohne Widerworte begleichen, sollten Sie aber einmal einen genaueren Blick auf die Abrechnung werfen. Denn der Deutsche Mieterbund geht davon aus, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist.
Nebenkostenabrechnung: Die 3 wichtigsten Tipps für Mieter
- Geht die Nebenkostenabrechnung mehr als 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums bei Ihnen ein, können Sie eine etwaige Nachzahlung getrost ignorieren. Die Ansprüche Ihres Vermieters sind dann erloschen.
- Gleichen Sie die Nebenkostenabrechnung mit Ihrem Mietvertrag ab: Nur was zuvor vertraglich vereinbart wurde, kann Ihr Vermieter später auch mit Ihnen abrechnen.
- Selbst wenn Sie einen Fehler vermuten, gilt: Verweigern Sie die Zahlung der Nebenkosten nicht! Besser ist es, unter Vorbehalt zu zahlen. So vermeiden Sie eine Abmahnung, wenn sich die Abrechnung doch als korrekt herausstellen sollte.
Betriebskostenabrechnung: Gesetzliche Grundlagen
Eines vorweg: Ihr Vermieter darf Nebenkosten nur dann geltend machen, wenn diese auch per Mietvertrag vereinbart wurden. Wenn Sie Ihre Abrechnung im Briefkasten finden, sollten Sie also zunächst einmal einen Blick in Ihren Mietvertrag werfen und kontrollieren, ob Sie überhaupt zur Zahlung verpflichtet sind.
Im Mietvertrag muss auch stehen, welche Nebenkostenposten Sie als Mieter genau übernehmen müssen. Statt alle einzeln zu listen, können Vermieter dabei schlicht auf die üblichen umlagefähigen Nebenkosten verweisen, wie sie in § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert sind.
- Grundsteuer
- Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung/Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung
- Gartenpflege
- Allgemeinbeleuchtung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hausmeisterdienste
- Fernsehen/Antenne/Kabelanschluss
- Wäschepflege
- Schornsteinreinigung
Zusätzlich dazu kann Ihr Vermieter auch „sonstige Betriebskosten“, wie etwa die Wartung von Rauchmeldern oder die Säuberung der Dachrinne, auf Sie abwälzen. Diese Klausel stellt allerdings keinen Freifahrtschein für Ihren Vermieter dar. So können nicht umlagefähige Betriebskosten wie Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten nicht dem Mieter auferlegt werden. Auch zum Beispiel die Kosten für eine Anmietung von Rauchwarnmeldern kann nicht umgelegt werden. Das entschied der Bundesgerichtshof im Mai 2022 (Urteil vom 11.5.2022, Az. VIII ZR 379/20)
Gut zu wissen: Kabelgebühren seit Juli 2024 nicht mehr umlegbar
Bisher konnten Vermieter:innen die Kosten für einen gemeinsamen Kabelanschluss auf die Hausbewohner:innen umlegen. Dieses sogenannte "Nebenkostenprivileg" gibt es seit 1. Juli 2024 nicht mehr.
Diese Regelung gilt übrigens nicht nur für den Fernsehempfang, sondern kann auch auf Internet- und Telefonanschlüsse angewendet werden.
Form und Inhalt der Nebenkostenabrechnung
Ihr Vermieter muss Ihnen die Nebenkostenabrechnung schriftlich zukommen lassen. Dabei müssen Sie als Mieter dem Dokument genau entnehmen können, welche Kosten zu welchem Anteil auf Sie umgelegt wurden. Grundsätzlich muss die Nebenkostenabrechnung daher die folgenden Informationen enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Nennung des Verteilerschlüssels
- Komplette Aufstellung der Gesamtkosten
- Kostenanteil des Mieters
Beim Abrechnungszeitraum gilt, dass dieser nicht mehr als 12 Monate betragen darf. Ein kürzerer Zeitraum ist aber durchaus möglich, nämlich dann, wenn Sie Ihre Wohnung im laufenden Kalenderjahr bezogen haben. Ihr Vermieter darf Ihnen schließlich nur die Monate in Rechnung stellen, während der Sie offiziell als Mieter eingetragen waren.
Beim Verteilerschlüssel heißt es: Es gilt das, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Grundsätzlich kann der Verteilerschlüssel dabei auf Basis der Wohnfläche beziehungsweise der Kubikmeterzahl des umbauten Raums, der Personenzahl, der Wohneinheiten oder des tatsächlichen Verbrauchs definiert werden. Enthält Ihr Mietvertrag keine explizite Regelung, wird immer ein Verteilerschlüssel nach Wohnfläche herangezogen.
Eine Ausnahme greift übrigens bei den Heizkosten, denn hier kann der Vermieter den Verteilerschlüssel nur bedingt selbst festlegen. Stattdessen gilt, dass die Heizkosten zu mindestens 50 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen. Berücksichtigt Ihr Vermieter diese gesetzliche Vorgabe nicht, können Sie die Heizkosten gemäß § 12 Heizkostenverordnung (HeizKostenV) um 15 Prozent kürzen. Das gilt allerdings nur für den Teil der Heizkosten, der nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurde.
Fristen einhalten!
Die Nebenkostenabrechnung muss Ihnen als Mieter 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Versäumt Ihr Vermieter die Frist, kann er keine Forderungen mehr gegen Sie geltend machen. Konkret bedeutet das: Liegt die Abrechnung für das Kalenderjahr 2017 nicht bis zum 31. Dezember 2018 bei Ihnen im Briefkasten, können Sie eine etwaige Nachzahlung getrost ignorieren. Die Forderung ist schlichtweg verfallen. Andersherum gilt allerdings: Erreicht Sie die Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig und ist darin von einem Guthaben die Rede, können Sie die Auszahlung trotz der verspäteten Zustellung noch geltend machen. Ein Nachteil entsteht Ihnen also nicht.
Fristen gelten aber nicht nur für den Vermieter, sondern auch für den Mieter. Zwar haben Sie 12 Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und eventuell Einwand zu erheben, doch müssen Sie auch die Zahlungsfrist von 30 Tagen ab Erhalt der Abrechnung beachten. Erscheint Ihnen die Abrechnung unvollständig oder unerklärlich hoch, sollten Sie die Nachzahlung unter Vorbehalt begleichen. Bei eindeutigen Fehlern können Sie auch einen Teil der Nachzahlung einbehalten und vorsorglich Widerspruch einlegen. Zur ordentlichen Prüfung der Nebenkostenabrechnung haben Sie übrigens ein Recht auf Einsicht in alle Belege und Rechnungen.
Auf keinen Fall sollten Sie die Zahlung aber gänzlich verweigern. Sie laufen sonst Gefahr in Zahlungsverzug zu geraten. Sollte sich dann herausstellen, dass die Abrechnung doch korrekt war, kann das ernsthafte Konsequenzen wie eine Abmahnung nach sich ziehen. Sollte es doch so weit kommen oder weigert sich der Vermieter, offensichtliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung zu korrigieren, sollten Mieter einen Anwalt konsultieren.
