Rechnung Widerspruch: Wie kann ich einer falschen Rechnung widersprechen?

Grundsätzlich ist es einfach, Widerspruch gegen eine unberechtigte Forderung einzulegen. Selbst ein mündlicher Widerspruch – beispielsweise über eine Hotline – ist rechtskräftig, doch sollten Sie auf Nummer sicher gehen und eine fehlerhafte Rechnung immer schriftlich monieren. Bestimmte Formvorgaben gibt es hierfür nicht. Beachten sollten Sie aber, dass aus Ihrem Schreiben deutlich hervorgeht, um welche Rechnung es sich handelt, worin genau der Fehler besteht und dass Sie eine korrigierte Rechnung wünschen und erst nach deren Erhalt zahlen.

Die folgenden Angaben sollten daher nicht fehlen:

• Ihr vollständiger Name
• die Kunden- oder Vertragsnummer
• die Rechnungsnummer
• der Rechnungsbetrag
• das Rechnungsdatum
• eine genaue Beschreibung des Fehlers
• die Aufforderung, eine korrigierte Rechnung zu schicken

Das Wort „Widerspruch“ selbst muss im Schreiben nicht vorkommen, allerdings sollten Sie dem Rechnungssteller klar machen, dass Sie erst zahlen, wenn die korrigierte Rechnung vorliegt.

Gut zu wissen: Auch bei einem schriftlichen Widerspruch kann der Rechnungssteller behaupten, das Schreiben nie bekommen zu haben. Verschicken Sie es daher am besten per Einschreiben mit Rückschein. Auch eine Kombination unterschiedlicher Versandarten ist möglich: So können Sie beispielsweise ein Einschreiben verschicken, gleichzeitig aber auch eine E-Mail mit PDF-Anhang versenden. Auch ein Fax mit Fax-Sendebestätigung ist möglich.

Haben Sie der Rechnung offiziell widersprochen, gilt die Forderung als bestritten. Das hat für Sie die folgenden Vorteile:

• Ist eine Forderung bestritten, kommen Sie nicht in Zahlungsverzug. Kurzum: Etwaige Fristen beginnen dann nicht zu laufen und auch Verzugszinsen müssen nicht befürchtet werden.
• Die meisten Inkassobüros treiben keine bestrittenen Forderungen ein. Sollten Sie doch Post von einem Inkassounternehmen erhalten, verweisen Sie auf Ihren Widerspruch. Der Dienstleister wird dann zunächst beim Rechnungssteller nachfragen und eine Stellungnahme fordern. Auch vor Mahn- und Inkassogebühren müssen Sie keine Angst haben: Da Sie nie in Zahlungsverzug geraten sind, dürfen diese Gebühren nicht eingefordert werden.
• Bestrittene Forderungen können nicht zu Einträgen in Auskunfteien wie der Schufa führen. Kommt es fälschlicherweise zu einem Eintrag, gilt auch hier: Verweisen Sie die Auskunftei auf Ihren Widerspruch – der Eintrag wird dann meist innerhalb kurzer Zeit gelöscht.

Gut zu wissen: Um unrechtmäßigen Schufa-Einträgen und Inkassoforderungen vorzubeugen, sollten Sie eine Kopie Ihres Widerspruch-Schreibens anfertigen. So können Sie schnell beweisen, dass die Forderung offiziell bestritten wurde. Einen ungerechtfertigten Schufa-Eintrag können Sie mithilfe des Widerspruch-Schreibens einfach wieder löschen lassen.

Lesen Sie mehr dazu in unserem großen Ratgeber: "Schufa-Auskunft: So löschen Sie negative Einträge"

Als Kunde haben Sie einen Anspruch auf eine fehlerfreie und nachvollziehbare Rechnung. Wenn Sie einer Zahlungsaufforderung widersprechen, muss der Rechnungssteller diese daher prüfen und gegebenenfalls korrigieren. Wird ein Fehler festgestellt, erhalten Sie in der Regel eine sogenannte Storno-Rechnung.

Behauptet der Rechnungssteller, dass die Rechnung korrekt ist, muss er die Aussage belegen können. Das Unternehmen oder der Auftragnehmer muss genau erklären können, wie jeder einzelne Rechnungsposten zustande gekommen ist. Geschieht dies nicht und sind Sie mit der Rechnung weiterhin unzufrieden, sollten Sie den Widerspruch aufrechterhalten. Das bedeutet: Zahlen Sie weiterhin nicht und machen Sie gegenüber dem Rechnungssteller klar, dass noch immer keine schlüssige Rechnung vorliegt.

Schickt dieser Ihnen daraufhin ein Mahnschreiben, gilt es, auch diesem offiziell zu widersprechen. Auch hier sollten Sie schriftlich vorgehen und Ihrem erneuten Widerspruch eine Kopie des ursprünglichen Widerspruchs beifügen.

Bestehen weiterhin Unklarheiten, kann die Sache auch vor Gericht gehen. In der Praxis kommt es allerdings eher selten soweit, da Fehler in Rechnungen häufig aus Versehen entstehen und entsprechend schnell korrigiert sind. Wichtig ist allerdings, dass Sie sich nicht zu einer vorzeitigen Zahlung überreden lassen, wenn Sie weiterhin davon ausgehen, dass die Rechnung fehlerhaft ist. Damit würden Sie indirekt Ihr Einverständnis geben: Die Zahlung wird also so gewertet, als hätten Sie die Rechnung akzeptiert.

Wichtig: Zahlen Sie erst dann, wenn die Sache eindeutig geklärt ist.

Eine falsche oder überhöhte Rechnung ist grundsätzlich zeitnah zu monieren. So etwas wie ein gesetzlich normiertes Widerspruchsrecht oder gar Widerspruchsfristen gegen Rechnungen gibt es allerdings nicht. Zivilrechtlich ist eine Rechnung nicht normiert. Das heißt: Es handelt sich lediglich um ein Dokument, mit dem der Verkäufer, Auftragsnehmer, Handwerker, etc. die in der Regel bereits zuvor vereinbarte Vergütung für eine bereits erbrachte oder noch zu erbringende Leistung verlangt. Fristen oder andere Pflichten im Zusammenhang mit Rechnungen ergeben sich hier nicht aus dem Gesetz sondern in der Regel aus der vertraglichen Vereinbarung.

Wenn Sie eine offensichtlich falsche Rechnung zunächst ohne entsprechenden Hinweis bezahlen und dann erst später etwas monieren, so gilt die Rechnung in der Regel als anerkannt. Es wird davon ausgegangen, dass die Rechnung dann ein Angebot einer Vertragsänderung enthält – zum Beispiel einen höheren Preis – und die Zahlung die Annahme dieses Änderungsverlangens darstellt. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Rechnung immer vor der Zahlung zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen.

Ignorieren Sie eine fehlerhafte oder sogar unberechtigte Forderung keinesfalls. Wenn Sie die Rechnung einfach nicht bezahlen, setzt der Rechnungssteller Sie in Verzug. Sie müssen dann mit Mahnungen oder Inkassoforderungen rechnen. Widersprechen Sie daher jeder fehlerhaften Forderung, damit diese offiziell als bestritten gilt.

Absender
(Vorname, Name)
(Straße, Hausnummer)
(Adresszusatz)
(Postleitzahl, Stadt)

An
(Name Unternehmen)
(Straße, Hausnummer)
(Postleitzahl, Stadt)

Per Einschreiben mit Rückschein
Vorab als PDF per E-Mail an:(E-Mail Adresse des Unternehmens)

Widerspruch gegen die Rechnung (Rechnungsnummer) vom (Datum) über (Betrag)
Betreff: Bitte um Überprüfung der Rechnung

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit teile ich Ihnen mit, dass ich der oben genannten Rechnung widerspreche und sie aus diesem Grund vorerst nicht bezahlen werden.

Ich begründe meinen Widerspruch wie folgt: (Schreiben Sie hier so ausführlich wie möglich, warum diese Rechnung Ihrer Meinung nach fehlerhalft ist.)

Ich bitte Sie um Überprüfung der Rechnung und darum, mir anschließend eine korrigierte Rechnung zukommen zu lassen.

Sollten Sie an dem ursprünglichen Rechnungsbetrag in voller Höhe festhalten, bitte ich Sie um eine nachvollziehbare und verständliche Erklärung, warum die Forderung in Ihren Augen korrekt ist.

Mit freundlichen Grüßen
(Vorname, Name)
Ort, Datum)