Arbeitszeiterfassung über Excel oder App: Das müssen Sie wissen

Warum überhaupt die Arbeitszeit erfassen?

In vielen Betrieben funktioniert die Arbeitszeiterfassung auf Vertrauensbasis – das bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht kontrolliert, wann genau seine Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen und sie wieder beenden. Stattdessen notieren sich die Mitarbeiter ihre Zeiten eigenständig. Egal, wer die Arbeitszeit erfasst – oder wie – sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ist es ratsam, dass die geleistete Arbeitszeit genau erfasst und dokumentiert wird.

Gesetzliche Regelung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) – auch Arbeitszeitschutzgesetz genannt – regelt die maximal erlaubte Arbeitszeit pro Tag beziehungsweise pro Woche. Mehr als acht Stunden darf ein Arbeitnehmer werktäglich nicht arbeiten – Pausen nicht mit einberechnet. Wer mehr als diese acht Stunden arbeitet, leistet Mehrarbeit. Diese muss innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden. Anderenfalls verstößt Ihr Arbeitgeber gegen das Arbeitszeitgesetz und begeht eine Ordnungswidrigkeit, die ihn teuer zu stehen kommen kann. Mehrarbeit muss gemäß §16 Satz 2 ArbZG aufgezeichnet und die Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufgehoben werden.

Die Arbeitszeiterfassung fungiert also als ein Kontrollinstrument, das sicherstellen soll, dass das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Bei Minijobbern und jugendlichen Arbeitnehmern besteht für den Arbeitgeber darüber hinaus eine gesetzliche Dokumentationspflicht, alle Arbeitszeiten zu erfassen. Denn diese Arbeitnehmergruppen dürfen eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden keinesfalls überschreiten.

Gut zu wissen: Von jugendlichen Arbeitnehmern und Minijobbern abgesehen gibt es übrigens keine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – weder für Arbeitnehmer, noch für Arbeitgeber.

Neben der Dokumentationspflicht, die für Ihren Arbeitgeber für bestimmte Arbeitnehmergruppen besteht, hat eine genaue Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit noch weitere Vorteile – auch für Sie. Die Zeiterfassung hat nämlich eine Nachweisfunktion nicht nur gegenüber Außenstehenden – zum Beispiel den Finanzbehörden – sondern auch gegenüber internen Stellen – zum Beispiel der Personalabteilung. Durch die genaue Erfassung Ihrer Arbeitszeit ist es beispielsweise möglich, geleistete Überstunden nachzuweisen. Die meisten Klagen auf Abgeltung der Überstunden scheitern nämlich am fehlenden Nachweis.

Ebenso kann die Arbeitszeiterfassung die Organisation verbessern. Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie auf welches Projekt aufgewendet haben, kann das Ihnen helfen, Ihre Effizienz zu steigern. Projektcontrolling kann durch eine genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden stark vereinfacht werden. Das spart am Ende bares Geld.

Gut zu wissen: Aufzeichnungen über die Arbeitszeit sind personenbezogene Daten. Aus diesem Grund greift bei der Arbeitszeiterfassung das Bundesdatenschutzgesetz. Mit §26 BDSG-neu hat der deutsche Gesetzgeber eine Regelung zum Arbeitnehmerdatenschutz in das überarbeitete Datenschutzgesetz mit aufgenommen. Solange die Daten nur intern für die Abrechnung oder für den Arbeitsschutz geführt werden, hat das keine Auswirkung. Sollten sie aber auch zu anderen Zwecken verwendet werden, zum Beispiel für konzernweite Auswertungen oder ähnliches, wird dafür eine gesonderte Rechtfertigung benötigt.

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ist vor allem bei der Abrechnung von Leistungen auf Stundenbasis unerlässlich. Welche Art der Arbeitszeiterfassung sich eignet, ist ganz vom Unternehmen abhängig. Mitarbeiteranzahl, Organisation usw. sind dabei wichtige Variablen.

Schriftliche Arbeitszeiterfassung

Die einfachste Art der Arbeitszeiterfassung ist, die Arbeitsstunden (hand-)schriftlich zu notieren. Dazu brauchen Sie lediglich ein Formular, in das die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden und eventuell die Pausenzeiten eintragen können. Diese Arbeitszeiterfassung eignet sich für relativ kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern und basiert auf Vertrauen des Arbeitgebers, dass seine Mitarbeiter die Arbeitszeiten korrekt notieren. Die ausgefüllten Formulare müssen mindestens zwei Jahre aufgehoben werden.

Zeiterfassung über Software (Excel)

Die Arbeitszeit lässt sich auch sehr gut mittels Software erfassen. Die geleisteten Arbeitsstunden können Sie einfach und unkompliziert in eine Excel Tabelle eintragen. Solange die Mitarbeiter selbst Zugriff auf die Tabelle haben und ihre Stunden selbst eintragen, basiert auch diese Zeiterfassung auf Vertrauen. Ein Nachteil der Excel Tabelle ist, dass sie nicht fälschungssicher ist. Das bedeutet, die Zahlen könnten jederzeit nicht nachweisbar verändert werden. Aus diesem Grund wird sie nicht von Finanzbehörden als Nachweisdokument anerkannt. Die Lösung für dieses Problem ist, die Tabelle regelmäßig – spätestens aber am Ende des Monats – als PDF Datei abzuspeichern. Auf diese Weise kann sie im Nachhinein nicht manipuliert werden.

Elektronische Zeiterfassung

Eine sehr sichere und zuverlässige Methode ist die elektronische Arbeitszeiterfassung. Sie geht auf die Stechuhr zurück, die früher am Ein- und Ausgang eines Betriebs stand und vereinzelt sogar heute noch verwendet wird. In den meisten Fällen aber musste die Stechuhr einem „Hardware-Terminal“ weichen. Die Arbeitnehmer erhalten dann eine Chipkarte oder ein anderes Medium, das sie an das Terminal halten müssen, sobald sie ihre Arbeit aufnehmen. Am Ende des Arbeitstages oder zu den Pausen „stempeln“ sie sich auf selbe Weise wieder aus. Genauso funktioniert die Erfassung durch Fingerabdruck oder sogar Retina-Scan.

Zusätzlich zum Terminal bekommt man ein passendes Computer-Programm. Mit diesem können die Arbeitszeiten eingesehen und im Bedarfsfall auch korrigiert werden, falls ein Arbeitnehmer mal vergessen hat zu stempeln. Zugriff auf dieses Programm haben in der Regel aber nur Arbeitgeber und vereinzelte Personen. Daher ist die elektronische Zeiterfassung kaum manipulierbar.

Online Arbeitszeiterfassung (App)

Eine Weiterentwicklung der elektronischen Arbeitszeiterfassung ist das Eintragen der Arbeitszeit über eine Spezialsoftware oder eine App. Mit dieser können die Arbeitsstunden auf jedem digitalen Endgerät erfasst werden – zum Beispiel auch direkt auf dem Firmenhandy. Die verschiedenen Softwares unterscheiden sich vor allem durch ihre unterschiedlichen Funktionen. Die meisten können viel mehr als nur die reine Arbeitszeit erfassen. Einige eignen sich um Urlaub- oder Krankheitstage zu organisieren – oder einzelne Projekte zu managen, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten. Auf diese Weise können solche Apps auch dabei helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren.

Der große Vorteil dieser Arbeitszeiterfassung liegt darin, dass sie auf beinahe jedem mobilen Gerät möglich ist und so auch Außendienste und die Arbeit beim Kunden einfach und genau erfasst werden können. Allerdings liegt hier die Verantwortung wieder beim Arbeitnehmer – der Chef muss ihm vertrauen, dass er die Arbeitszeiten nicht manipuliert.

Manipulationen an Zeiterfassungssystemen können auch ohne vorhergehende Abmahnung eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen, da hierbei auch eine Strafbarkeit wegen Betruges in Betracht kommen kann. In einem Fall, den das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz zu entscheiden hatte (Az. 11 Sa 1285/03), hatte ein Arbeitnehmer die Nachtschicht zwei Stunden zu früh verlassen, seine Stechkarte wies jedoch das reguläre Ende der Arbeitszeit aus. Vor Gericht gab der Mann zu, wegen Magenschmerzen den Betrieb früher verlassen zu haben. Diese Ausrede half ihm jedoch nicht. Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichtes ist hier lediglich entscheidend, dass der Arbeitnehmer Arbeitszeit vorgetäuscht hat, die er tatsächlich nicht abgeleistet hat. Und das kann und muss der Arbeitgeber nicht hinnehmen, weil sonst jede Zeiterfassung sinnlos würde und der Arbeitgeber kein Kontrollinstrument mehr habe.

Vorsicht: Auch, wenn das Unternehmen in der Regel freie Hand bei der Entscheidung hat, auf welche Art die Arbeitszeit erfasst werden soll, ist die Erfassung der Arbeitszeit mittels biometischer Daten nicht zulässig. Dazu gehören Fingerabdruck-Scanner oder Iris-Erkennung.

Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) besitzt der Betriebsrat – sofern das Unternehmen über einen verfügt – ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung. Dieses Recht umfasst aber lediglich eine Mitsprache dabei, wie das vom Arbeitgeber gewählte System in der Praxis umgesetzt werden soll. Der Betriebsrat kann nicht bestimmen, dass oder welches System zur Arbeitszeiterfassung eingeführt werden soll. Auch wenn der Arbeitgeber das System wieder abschaffen will, kann der Betriebsrat nichts dagegen unternehmen, weil es keine gesetzliche Regelung gibt, die ein Zeiterfassungssystem fordert. Einzige Voraussetzung ist, dass die geleisteten Überstunden der Mitarbeiter ordentlich dokumentiert werden.