Reisekostenpauschale: Wie Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand geltend machen
Das Thema Reisekosten ist verwirrend für die meisten Arbeitnehmer. Habe ich einen Anspruch auf Erstattung meiner Reisekosten? Was muss mir der Arbeitgeber zahlen? Wie bekomme ich sonst mein Geld zurück und welche Pauschale kann ich anwenden? Denn wer die Pauschalen nicht korrekt anwendet, bleibt am Ende vielleicht auf enormen Kosten sitzen. Deswegen informieren wir Sie darüber, wie Sie mit der Reisekostenpauschale Geld zurückbekommen können – und wie viel.
Was versteht man unter Reisekostenpauschale?
Es gibt viele verschiedenen Pauschalen, die alle sehr ähnlich klingen und im Alltag teilweise auch synonym verwendet werden: Reisekostenpauschale, Dienstreisepauschale, Entfernungspauschale und so weiter. Kein Wunder also, dass es oftmals zu Verwechslungen und Unsicherheiten kommt, wenn es darum geht, die richtige Pauschale anzuwenden. Die Reisekostenpauschalen umfassen den sogenannten Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten.
Ein solcher Verpflegungsmehraufwand kommt auf einer Reise zustande, bei der die Kosten für Ihre Verpflegung, also Essen und Trinken, vergleichbar höher sind, als wenn Sie zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz wären. Sich selbst etwas zu kochen oder aber die Kantine zu nutzen ist deutlich günstiger, als auswärts zu essen. Diese Möglichkeiten stehen Ihnen bei einer Reise aber in der Regel nicht zur Verfügung.
Da Ihnen durch eine dienstliche Reise aber keine Nachteile entstehen sollen, können Sie sich die Kosten für Ihren Mehraufwand wieder zurückholen – und zwar entweder vom Arbeitgeber oder im Rahmen Ihrer Einkommenssteuererklärung.
Wie setze ich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand an?
Um nach einer Dienstreise nicht auf Ihren Ausgaben sitzen zu bleiben, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen. In diese müssen Sie möglichst genaue Angaben über Ihre Reise machen: Datum, Dauer, Ziel und sogar Zweck.
Bei Ihrer Verpflegung wird es allerdings kompliziert: Sollte Ihr Frühstück im Hotel im Übernachtungspreis mit inbegriffen sein, müssen Sie das angeben. Sind Sie von einem Geschäftskunden zum Abendessen eingeladen worden, müssen Sie das angeben. Auch, wenn das für die meisten Arbeitnehmer sehr nervig ist, ist es leider nötig. Denn alles, was Sie nicht selbst gezahlt haben, wird von der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand wieder abgezogen.
Um die Reisekostenpauschale schließlich geltend zu machen, gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist, dass Ihr Arbeitgeber für Ihre Reisekosten aufkommt, bekommen Sie diese auch (steuerfrei) ersetzt. Dann braucht Ihr Arbeitgeber aber die genauen Angaben, denn er kann diese Ausgaben von der Steuer absetzen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstattung Ihrer Reisekosten hat Ihr Arbeitgeber allerdings nicht – daher kann es auch sein, dass Sie sämtliche Kosten erstmal selbst zu tragen haben.
In diesem Fall können Sie sich die Pauschalen aber später zu Nutze machen, wenn Sie Ihre Einkommenssteuererklärung abgeben. Nach §9 Abs. 4a Einkommenssteuergesetz (EStG) können Sie sämtliche Kosten einer Dienstreise als Werbungskosten geltend machen und dadurch Ihr zu versteuerndes Einkommen mindern. Aber auch das Finanzamt besteht auf genaue Angaben bezüglich Ihrer Ausgaben. Anderenfalls werden diese nicht anerkannt.
Zusammengefasst: Als Arbeitnehmer haben Sie keinen Anspruch auf Erstattung Ihrer Reisekosten durch den Arbeitgeber. Er muss Ihnen Ihre Ausgaben für die Dienstreise nur bezahlen, wenn das in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt ist. Wenn Sie die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber zurück bekommen, können Sie diese aber in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen und so in der Regel vom Finanzamt Geld zurück bekommen.
Wie hoch ist die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand?
Die Höhe der Reisekostenpauschale wird regelmäßig an die sich verändernden Lebenshaltungskosten angepasst und vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Im Januar 2014 wurde das Modell der Reisekostenpauschale deutlich vereinfacht – zuvor gab es drei Stufen, die je nach Dauer der Reise die Höhe der Pauschale bestimmt haben – seitdem gibt es nur noch zwei Stufen. Die Höhe der Reisekostenpauschale ist aber auch abhängig vom Ziel Ihrer Dienstreise. Hauptsächlich sind dabei Inland- und Auslandreisen zu unterscheiden.
Reisekostenpauschale im Inland
Innerhalb Deutschlands ist es egal, wohin Sie Ihre Reise führt. Ob Sie in München schick essen gehen oder sich im Gasthof auf dem Land eine Brotzeit gönnen – die Höhe des Verpflegungsmehraufwandes richtet sich ausschließlich nach der Dauer der Dienstreise.
Wenn Sie länger als acht Stunden, aber keinen ganzen Tag unterwegs sind, können Sie 12 Euro erstattet bekommen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden bekommen Sie den Tageshöchstsatz von 24 Euro.
Bei mehrtägigen Reisen können Sie für den An- und den Abreisetags jeweils die Hälfte des Tageshöchstsatzes, also 12 Euro erstattet bekommen. Für die vollen Tage dazwischen natürlich jeweils 24 Euro.
Beispiel: Sie sind von Montagfrüh bis Donnerstagabends geschäftlich unterwegs. Für Montag und Donnerstag können Sie die Pauschale für An- und Abreisetag ansetzen, für Dienstag und Mittwoch jeweils den Tageshöchstsatz. Der erstattungsfähige Betrag für Ihre Dienstreise beträgt in diesem Fall 72 Euro:
12 Euro + 24 Euro + 24 Euro + 12 Euro = 72 Euro
Diese Pauschbeträge gelten allerdings nur, wenn Sie tatsächlich jede Mahlzeit selbst bezahlen. Wenn ein Dritter Sie zum Essen einlädt, müssen Sie die Pauschalen dementsprechend anpassen. Für ein Frühstück – zum Beispiel im Hotel – müssen Sie 4,80 Euro abziehen. Für ein Mittag- oder Abendessen müssen Sie die jeweilige Pauschale um 9,60 Euro reduzieren. Das entspricht 40 Prozent des Tageshöchstsatzes. Das gilt auch dann, wenn Sie im Anschluss an einen Vortrag oder eine Tagung eine Mahlzeit spendiert bekommen – allerdings muss es sich um eine Hauptmahlzeit handeln. Fingerfood oder Knabbereien zählen nicht dazu. Diese können Sie sich ohne Abzug einfach schmecken lassen.
Reisekostenpauschale im Ausland
Bei Dienstreisen ins Ausland weicht die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen deutlich von der im Inland ab. Wie viel Sie erstattet bekommen können, hängt dabei nicht nur von der Dauer Ihrer Reise, sondern vor allem vom Land ab. In manchen Ländern sogar von der jeweiligen Stadt, in die Sie Ihre Reise führt.
Diese Pauschalen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium angepasst und veröffentlicht. Die für das Jahr 2018 geltenden Beträge finden Sie in der Liste über die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütung bei dienstlichen Auslandsreisen ab 1. Januar 2018.
Kompliziert wird es, wenn Ihre Dienstreise Sie in mehrere Länder führt. Bei länderübergreifenden Reisen gilt die Reisekostenpauschale des Landes, welches Sie am Reisetag vor Mitternacht erreichen.
Auch im Ausland gilt: Für spendierte Mahlzeiten müssen Sie den Pauschbetrag entsprechend kürzen. Ein Frühstück mindert die Pauschale um 20 Prozent, ein Mittag- oder Abendessen – ebenso wie in Deutschland – um 40 Prozent.
Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand kann maximal für drei Monate an ein und derselben Tätigkeitsstätte gewährt werden. Bei längeren Aufenthalten wird nicht mehr von einer Dienstreise ausgegangen.
Was Sie außerdem noch über Ihre Dienstreise wissen müssen
Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand ist nicht die einzige, die Sie bei Dienstreisen anwenden können. Auch für die nötigen Übernachtungen gibt es Pauschalen, die es Ihnen einfacher machen, Ihre Kosten wieder zurück zu bekommen. Es gibt hier aber Unterschiede, je nachdem, ob es sich um die Arbeitgebererstattung handelt oder Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten geltend machen wollen – für Auslandsübernachtungen verlangt das Finanzamt nämlich einen Nachweis über die tatsächlichen Ausgaben.
Auch die Fahrtkosten können Sie sich über Pauschalen wieder holen. Genauer nachlesen können Sie das auf unserer Seite über die Reisekostenabrechnung. Dort finden Sie alle Pauschalen, die Ihnen die Abrechnung Ihrer Dienstreise erleichtern.
