Reisekosten: Häufige Fragen und wichtige Tipps
Wer dienstlich viel reisen muss und die Reisekosten nicht von seinem Arbeitgeber erstattet bekommt, kann diese steuerlich geltend machen und so zumindest einen Teil der Ausgaben zurückbekommen. Damit Sie nicht bares Geld verschenken, ist es notwendig zu wissen, welche Kosten Sie bei Ihrer Steuer absetzen können und welche Angaben Sie dafür machen müssen. Hier beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen rund um Ihre Reisekosten in Ihrer Einkommenssteuererklärung.
Was sind Reisekosten?
Im Arbeitsrecht versteht man unter Reisekosten sämtliche Aufwendungen, die durch eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit entstehen. Das klingt sehr viel komplizierter, als es tatsächlich ist. Auswärtstätigkeit bedeutet, dass Sie als Arbeitnehmer weder in Ihrer Wohnung, noch in Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden. Beruflich bedingt heißt, dass diese Auswärtstätigkeit von Ihrem Arbeitgeber angewiesen wird oder aus beruflichen Gründen notwendig ist.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Der Begriff erste Tätigkeitsstätte kann mit gewohntem Arbeitsplatz erklärt werden, ist aber noch ein bisschen komplizierter. Wichtig wird dieser Begriff bei Ihrer Einkommenssteuererklärung und bei der Frage, welche Pauschale Sie für den Weg dorthin ansetzen können. Der Weg von Ihrer Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist nämlich weder Arbeits- noch Dienstreisezeit. Die einfache Strecke – also nur den Hinweg, nicht den Rückweg – können Sie in Ihrer Einkommenssteuererklärung als Arbeitsweg mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen.
Die erste Tätigkeitsstätte wird von Ihrem Arbeitgeber festgelegt, wenn Sie an mehr als nur einem Ort – zum Beispiel in verschiedenen Niederlassungen oder häufig im Außendienst – arbeiten.
Voraussetzung für die Festlegung eines bestimmten Arbeitsplatzes als Ihre erste Tätigkeitsstätte ist, dass es sich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung handeln muss, die von Ihrem Arbeitgeber betrieben wird. Ihr eigener Schreibtisch als Homeoffice zählt dazu ebenso wenig, wie mobile Einsatzorte – beispielsweise Kraftfahrzeuge oder Schiffe. Hinzu kommt, dass Sie tatsächlich persönlich an diesem Ort erscheinen und nicht nur ein Postfach oder ähnliches dort führen.
Sammelpunkt wird wie erste Tätigkeitsstätte behandelt
Viele Arbeitnehmer haben keine erste Tätigkeitsstätte im klassischen Sinne. Oft gibt es aber einen klar definierten Ort, von wo aus sie ihre Arbeit starten müssen. Das können Busdepots sein, an dem der Busfahrer seinen Bus abholt und abends wieder abstellt, oder auch Auslieferungslager einer Firma. Diese sogenannten Sammelpunkte werden vom Finanzamt als erste Tätigkeitsstätte anerkannt. Wenn Sie einen solchen Sammelpunkt anstatt einer ersten Tätigkeitsstätte haben, wird die Fahrt von Ihrer Wohnung aus dorthin demnach mit der Entfernungspauschale angesetzt.
Ihr Tätigkeitsschwerpunkt muss allerdings nicht an diesem Ort liegen. Wenn Sie in mehreren Niederlassungen oder Filialen arbeiten, hat Ihr Arbeitgeber also die Möglichkeit den näher an Ihrer Wohnung gelegenen Ort als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Der Vorteil für Sie liegt darin, dass Fahrten zu anderen Tätigkeitsstätten als Dienstreise anerkannt werden und Sie die Fahrtkosten dafür nicht nur für die einfache Strecke, sondern für die tatsächlich gefahrenen Kilometer über die Reisekostenpauschale ansetzen können. Weitere Strecken würden für Sie daher mehr abzugsfähige Kosten bedeuten.
Was zählt zu den Reisekosten?
Reisekosten umfassen aber weitaus mehr als nur die Fahrtkosten. Dazu kommen noch Übernachtungskosten (falls die Reise länger als einen Tag dauert) Verpflegungsmehraufwand (wenn Sie länger als acht Stunden unterwegs sind) und die Reisenebenkosten. Genauer nachlesen können Sie das alles auf unserer Seite zur Reisekostenabrechnung. Dort finden Sie auch alle wichtigen Pauschalen und Tipps, wie Sie Ihre Reisekosten korrekt absetzen und das meiste aus Ihrer Abrechnung herausholen können.
Kann ich Reisekosten für eine Dienstreise ansetzen, wenn ich Urlaubstage dranhänge?
Ob Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten für Ihre Dienstreise erstattet, hängt ganz von Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag ab. Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten haben Sie nämlich nicht. Sie können Ihre Reisekosten aber im Rahmen Ihrer Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten ansetzen.
Das funktioniert tatsächlich auch, wenn Sie an Ihren beruflichen Aufenthalt noch ein paar Tage Urlaub dranhängen – zumindest anteilig. Das Finanzamt versteht darunter eine gemischt veranlasste Reise.
Dafür müssen Ihre Aufwendungen auf dieser Reise klar erkennbar auf einen beruflichen und privaten Teil aufgeschlüsselt werden – die Kosten, die im dienstlichen Rahmen angefallen sind, können Sie dann als Werbungskosten ansetzen. Auch Ihre An- und Abreise können Sie anteilsmäßig absetzen. Die Berechnung des Anteils funktioniert zum Beispiel über die zeitliche Komponente.
Beispiel: Sie fliegen nach Frankreich, um eine Fachmesse zu besuchen. Diese dauert vier Tage, Sie hängen aber noch drei weitere Tage in Frankreich dran, um sich zu erholen. In diesem Fall sind Sie insgesamt sieben Tage unterwegs, vier davon dienstlich. Es ist also möglich 4/7 Ihrer Flugkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und der Hotelrechnung steuerlich geltend zu machen.
Das Finanzamt verlangt in der Regel aber einen Nachweis über die berufliche Veranlassung Ihrer Reise. Diese können Sie in Form eines Fahrtenbuches erbringen oder auch durch das Einladungsschreiben eines Geschäftskunden. Ebenso durch Lehrgangs- und Seminarunterlagen ist das möglich, wenn aus ihnen Datum, Dauer und Relevanz zu Ihrer beruflichen Tätigkeit hervorgehen.
Aber Vorsicht: Der berufliche Anteil darf nicht untergeordnet sein! Wenn Sie also bei einem einwöchigen Urlaub nur einen kurzen Termin wahrnehmen oder auf ein Geschäftsessen gehen, würde Ihre Reise nicht als Dienstreise und die damit verbundenen Kosten somit auch nicht als Reisekosten anerkannt werden. Sollte Ihr Arbeitgeber Ihnen die Reisekosten erstatten, ist dies bei gemischt veranlassten Reisen ebenso steuerfrei möglich.
Kann ich Zwischenheimfahrten als Reisekosten absetzen?
Ja. Wenn sich eine beruflich bedingte Auswärtstätigkeit über Wochen erstreckt und Sie diese unterbrechen, um zwischendrin nach Hause zu Ihrer Familie zu fahren, können Sie auch die Kosten für die Zwischenheimfahrten als Reisekosten absetzen.
Kann ich die Reisekosten für meinen Ehepartner absetzen?
Gründe dafür, Ihren Ehepartner mit auf eine Dienstreise zu nehmen, gibt es viele. Es gilt immerhin die sogenannte Drei-Monats-Frist, nach welcher Dienstreisen ins Ausland bis zu einer Dauer von drei Monaten vom Finanzamt anerkannt werden. Verständlich, wenn Sie nicht ein Vierteljahr auf Ihren Partner oder Ihre Familie verzichten wollen. Oder, wenn Sie an Ihre Dienstreise noch ein paar Tage privat Urlaub anhängen und einige Tage mit Ihrem Partner ausspannen wollen. Dagegen spricht überhaupt nichts. Allerdings müssen Sie diese Kosten in der Regel selbst zahlen. Aufwendungen, die Ihnen dadurch entstehen, dass Ihr Ehepartner Sie auf Ihrer Dienstreise begleitet, werden meistens nicht vom Arbeitgeber erstatten und vom Finanzamt auch grundsätzlich nicht als Werbungskosten anerkannt.
