Reisekostenabrechnung: Alle Pauschalen um Steuern zu sparen

Wenn Sie dienstlich – also im Zuge einer Geschäftsreise – unterwegs sind, fallen für Sie als Arbeitnehmer vermehrt Kosten an. Diese können Sie in Ihrer Reisekostenabrechnung zusammenfassen, um sich Ihre Ausgaben wieder zurück zu holen.

Oftmals werden die Kosten für dienstliche Reisen von Ihrem Arbeitgeber übernommen oder Ihnen rückerstattet - allerdings besteht für ihn keine Verpflichtung. Deshalb gilt hierbei, was in Ihrem Arbeitsvertrag bezüglich Reisekosten geregelt ist. Falls Sie zu den Glücklichen gehören, die sämtliche Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, müssen Sie für diese (Rück-)Zahlungen auch keine Lohnsteuer zahlen.

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Reisekosten nicht übernimmt, ist das Geld, das Sie auf Ihrer Dienstreise ausgegeben haben, aber nicht verloren. Sie haben die Möglichkeit diese Kosten in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit geltend zu machen. Dadurch verringern Sie Ihr zu versteuerndes Einkommen und bekommen in der Regel Geld zurück. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 Einkommenssteuergesetz (EStG) können grundsätzlich alle Kosten einer dienstlichen Reise abgesetzt werden.

Zu den Reisekosten zählen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Unter Dienstreisen fallen beruflich veranlasste Fahrten und Übernachtungen. Das bedeutet, dass die Reise – egal wohin sie geht und wie lange sie dauert – im Auftrag des Arbeitgebers geschehen muss.

Um Fahrtkosten dafür geltend machen zu können, müssen Sie die Strecke entweder mit dem eigenen Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Bei einer Fahrt mit dem Dienstwagen entstehen Ihnen keinen zusätzlichen Kosten, die Sie sich erstatten lassen könnten.

Die Dienstreise muss dabei auch nicht zwingend tagelang dauern, schon eine Fahrt zum Kunden fällt in die Kategorie Dienstreise.

Zu Dienstreisen sind unter anderem zu zählen:

• Außendienstfahrten (Kundentermine)
• Wechselnde Einsatzorte
• Messen
• Kongresse
• Ausstellungen
• Exkursionen
• Studienfahrten
• Expeditionen

Dienstreisepauschale

Selbstverständlich können Sie für sämtliche Dienstreisen die tatsächlich entstandenen Kosten über den individuellen Kilometer-Kostensatz als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung absetzen. Das ist allerdings sehr aufwendig, weil Sie in diesem Fall die genauen Kosten gewissenhaft dokumentieren und nachweisen können müssen. Dafür ist es nötig, sämtliche Rechnungen, Fahrkarten und Belege aufzuheben. Viel einfacher geht das über die Reisekostenpauschale. Dafür müssen Sie lediglich die Strecken, die Sie im Rahmen einer Dienstreise zurückgelegt haben, dokumentieren und angeben.

Pro gefahrenem Kilometer können Sie dann pauschal 30 Cent berechnen, wenn Sie mit Ihrem PKW unterwegs waren. Für Fahrten mit dem Motorrad, Motorroller oder Moped immerhin 20 Cent pro Kilometer. Anders als bei der Pendlerpauschale – die Sie für Ihren täglichen Arbeitsweg verwenden können – dürfen Sie die Dienstreisepauschale für Hin- und Rückfahrt ansetzen und nicht nur für die einfache Strecke.

Bei der Vereinfachung des Reisekostengesetzes 2014 wurde die Kilometerpauschale für Fahrräder und die Erhöhung der Pauschale bei der Mitnahme weiterer Personen abgeschafft. Auch, wenn Sie mehrere Mitfahrer in Ihrem Fahrzeug transportieren, können Sie nur 30 Cent pro Kilometer ansetzen.

Mit dieser Pauschale werden automatisch alle Kosten, die Ihnen durch die Haltung Ihres Fahrzeugs entstehen, abgedeckt. Dazu gehören:

• Abschreibung
• Reparaturkosten
• Versicherungskosten
• gegebenenfalls Garagenmiete
• gegebenenfalls Darlehenszinsen

Lediglich Kosten, die Ihnen durch einen Unfall entstehen, sind dadurch noch nicht abgedeckt. Sämtliche anderen Kosten können Sie aber nicht extra noch absetzen, wenn Sie die Reisekostenpauschale verwenden.

Tipp: Wenn Sie ein sehr kostenintensives Auto haben, das Ihnen hohe Unterhaltungskosten verursacht, lohnt sich oftmals der hohe Aufwand und die Berechnung des individuellen Kilometer-Kostensatzes.

So berechnen Sie Ihren individuellen Kilometer-Kostensatz:

Für diese Berechnung ist es wichtig, dass Sie genau wissen, wie viele Kilometer Sie Ihr Auto im Berechnungszeitraum gefahren sind und wie viele davon im Rahmen von Geschäftsreisen, also dienstlich, waren. Dafür müssen Sie ein Fahrtenbuch führen.

Zuerst müssen Sie alles auflisten, was Sie im Berechnungszeitraum – in der Regel ein Jahr – für Ihr Auto ausgegeben haben:

• Kfz-Steuer
• Versicherungen
• Wartung, Reparaturen, Pflege
• Benzinkosten
• Gegenebenfalls Garagen- oder Parkplatzmiete
• Absetzung für die Abnutzung Ihres Wagens (Afa)

Die Gesamtsumme Ihrer Kosten teilen Sie schließlich durch die Anzahl der Kilometer, die Sie insgesamt – sowohl dienstlich als auch privat – gefahren sind. Daraus ergibt sich dann der individuelle Kilometer- Kostensatz für Ihr Auto.

Im nächsten Schritt multiplizieren Sie diesen Kostensatz mit der Anzahl der Kilometer, die Sie dienstlich gefahren sind. Daraus ergibt sich die Summe, die Sie als Werbungskosten absetzen können.

Beispiel:

Sie sind Ihr Auto im letzten Jahr insgesamt 30.000 Kilometer gefahren. Davon waren 20.000 Kilometer dienstlich und 10.000 Kilometer privat. Für den kompletten Unterhalt Ihres Autos haben Sie 10.500 Euro im Jahr ausgegeben.

Sie rechnen also:

10.500 Euro : 30.000 jährlich gefahrene Kilometer = 0,35 Euro pro Kilometer

0,35 Euro pro Kilometer x 20.000 dienstlich gefahrene Kilometer = 7.000 Euro

Sie können also 7.000 Euro als Werbungskosten absetzen. Mit der Pauschale von 30 Cent pro dienstlich gefahrenem Kilometer kämen Sie nur auf 6.000 Euro abzugsfähiger Werbungskosten.

Pauschale für Verpflegungsmehraufwand

Während einer Dienstreise müssen Sie selbstverständlich auch etwas essen und trinken. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten für Ihre Verpflegung auf der Dienstreise nicht erstattet, können Sie auch hier eine Pauschale - die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand - anwenden, um diese Kosten von der Steuer abzusetzen.

Verpflegungspauschale im Inland

Seit Januar 2014 gilt eine höhere Verpflegungspauschale als in den Jahren zuvor. Dauert Ihre Dienstreise länger als acht Stunden – aber weniger als einen ganzen Tag – können Sie pauschal zwölf Euro als Verpflegungsaufwand von der Steuer absetzen. Wenn Ihre Dienstreise länger als 24 Stunden dauert, wird zwischen Anreise-/Abreisetag und vollen Tagen unterschieden. Für den Anreise- und Abreisetag können Sie je 12 Euro, für volle Tage sogar 24 Euro pauschal ansetzen. Wenn Sie weniger als acht Stunden geschäftlich unterwegs sind, können Sie keine Pauschale für Ihre Verpflegung anwenden.

Verpflegungspauschale im Ausland

Sollte Sie Ihre Dienstreise ins Ausland führen, gilt je nach Land eine andere Verpflegungspauschale. Dafür hat das Bundesfinanzministerium eine Tabelle bereitgestellt, in der Sie die jeweils geltende Pauschale einsehen können. In einigen Ländern gelten sogar unterschiedliche Pauschalen je nach Stadt, in der Sie im Rahmen Ihrer Dienstreise unterkommen.

Hier finden Sie die Liste über die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütung bei dienstlichen Auslandsreisen ab 1. Januar 2018.

Auch die Kosten, die Ihnen durch eine Übernachtung entstehen, können Sie als Werbungskosten absetzen – entweder in tatsächlicher Höhe, wenn Sie einen Beleg haben, oder über einen Pauschbetrag.

Übernachtungspauschale im Inland

Wenn Sie keinen Nachweis darüber haben, wie viel Sie für Ihr Hotel, AirBnB oder Gasthaus auf der Dienstreise ausgegeben haben, haben Sie die Möglichkeit pauschal 20 Euro abzusetzen. Falls Sie die Unterkunft aber vom Arbeitgeber unentgeltlich – also umsonst – zur Verfügung gestellt bekommen haben, fällt diese Möglichkeit selbstverständlich weg.

Übernachtungspauschale im Ausland

Auch für Übernachtungen im Ausland gibt es Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium jedes Jahr gemeinsam mit den Finanzbehörden festlegt. Diese sind allerdings nicht für den Werbungskostenabzug anwendbar – lediglich bei der Arbeitgebererstattung.

Wenn Sie die Kosten für Übernachtungen im Ausland als Werbungskosten absetzen wollen, müssen Sie die tatsächlichen Übernachtungskosten durch entsprechende Belege nachweisen.

Gut zu wissen: In den Kosten für Übernachtungen ist sehr oft Ihr Frühstück mit enthalten. Hier kommt es deshalb häufig zu Problemen in der Reisekostenabrechnung, da das Frühstück als Verköstigung bereits in der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand enthalten ist. Aus diesem Grund müssen Sie die Frühstückskosten aus den Übernachtungskosten herausrechnen. Im Inland müssen Sie dafür 4,80 Euro abziehen. Für das Frühstück im Ausland gelten 20 Prozent Abzug von den Kosten für Ihre Übernachtung.

Wenn Sie zu einem Mittag- oder Abendessen eingeladen werden – entweder weil es in Ihren Übernachtungskosten inbegriffen ist, oder Sie bei einem Geschäftsessen nicht selbst den Geldbeutel zücken müssen – müssen Sie 9,60 Euro von der Übernachtungspauschale abziehen. Im Ausland gilt ein Abzug von 40 Prozent.

Ihre Reisenebenkosten können Sie ebenfalls von der Steuer absetzen, allerdings gibt es dafür keine Pauschalen. Deshalb müssen Sie sämtliche Belege für die anfallenden Kosten aufheben. Reisenebenkosten sind sämtliche Kosten, die Ihnen im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit auf Dienstreisen entstehen. Darunter können Park- oder Mautgebühren fallen, Tickets für öffentliche Verkehrsmittel oder die Eintrittskarten für Ausstellungen und Messen, die Sie besuchen müssen – sogar das Trinkgeld, das Sie bei einem Geschäftsessen zahlen, wird dazu gerechnet. Wenn Sie länger als eine Woche unterwegs sind, dürfen Sie die Kosten für ein 15-minütiges Gespräch mit Ihrer Familie absetzen.

Nicht unter Reisenebenkosten zählen allerdings Ihre Privatausgaben. Wenn Sie sich zum Beispiel im Hotel etwas aus der Minibar gönnen, tragen Sie diese Kosten selbst.

Damit die Reisekostenabrechnung vollständig ist, dürfen Sie nicht vergessen noch einige zusätzliche Angaben zu machen:

• Wer hat die Reise unternommen?
• Wann und wie lange war die Reise?
• Was war der Grund der Reise?
• Was war das Reiseziel?

Im Anschluss daran müssen Sie dann die einzelnen Kosten auflisten und überall, wo Sie keine Pauschbeträge anwenden, unbedingt Ihre Belege mit anhängen.