Wie schreibe ich eine Kündigung: Kostenloses Muster & Rechtstipps

Wenn Sie Ihr Arbeitsverhältnis kündigen möchten, gilt es eine goldene Regel zu beachten: Die Kündigung muss gemäß § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) immer schriftlich erfolgen. Es reicht nicht, wenn Sie dem Chef im Gespräch unter vier Augen mitteilen, dass Sie den Betrieb verlassen möchten. 

Auch eine SMS, ein Fax, eine E-Mail oder eine WhatsApp-Nachricht an den Arbeitgeber reichen in diesem Fall nicht aus, denn das Kündigungsschreiben muss von Ihnen handschriftlich unterschrieben sein. Das bedeutet, dass auch eine elektronische Signatur in diesem Fall unwirksam ist.

1. Briefkopf

Achten Sie darauf, dass Sie im Briefkopf nicht nur Ihren Namen und den Namen Ihres Arbeitgebers nennen, sondern jeweils auch die vollständigen Anschriften angeben.

2. Datum

Ihr Kündigungsschreiben muss unbedingt mit dem aktuellen Datum versehen sein. Das dient bei etwaigen Komplikationen als Beweis dafür, wann die Kündigung verfasst wurde.

3. Anrede

Vermeiden Sie allgemeine Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern finden Sie vorher heraus, wem die Kündigung zugestellt werden muss. In den meisten Fällen ist das entweder der Arbeitgeber oder der Leiter der Personalabteilung.

4. Betreff

Achten Sie darauf, dass der Betreff möglichst aussagekräftig ist. Im Normalfall reicht ein einfaches „Kündigung“ oder „Kündigung Arbeitsvertrag“ als Betreff. Sollten bei Ihnen besondere Umstände gelten, können Sie im Betreff auch auf diese verweisen. So ist es beispielsweise sinnvoll, eine Kündigung während der Probezeit schon im Betreff als eine solche zu kennzeichnen.

Hinweis: Wenn Sie in einem großen Konzern arbeiten und einen sehr geläufigen Namen tragen, sollten Sie aufgrund der hohen Verwechslungsgefahr auch Ihre Personalnummer mit angeben.

5. Einleitungssatz

Es gilt: Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie unbedingt Konjunktiv-Konstruktionen!

Aus der Kündigung muss deutlich hervorgehen, dass Sie hiermit kündigen und nicht, dass Sie lediglich die Absicht haben, zu kündigen. Greifen Sie also nicht auf derartige Konjunktiv-Konstruktionen zurück: „Hiermit möchte ich zum nächstmöglichen Termin kündigen.“ Schreiben Sie stattdessen klipp und klar: „Hiermit kündige ich zum nächstmöglichen Termin.“

Bei einer ordentlichen und fristgerechten Kündigung müssen Sie übrigens keinen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nennen. Lediglich wenn Sie fristlos kündigen, müssen Sie den Arbeitgeber über den Kündigungsgrund in Kenntnis setzen, wenn er danach fragt. Beachten Sie allerdings, dass fristlose Kündigungen nur in seltenen Fällen möglich sind, beispielsweise wenn Ihr Arbeitgeber Sie über einen längeren Zeitraum nicht bezahlt oder wenn es zu Bedrohungen oder tätlichen Angriffen kam.

6. Angabe der Kündigungsfrist

Sie müssen im Kündigungsschreiben das Datum Ihres letzten Arbeitstags nennen. Dazu müssen Sie sich bei ordentlichen und fristgerechten Kündigungen an Ihre jeweilige Kündigungsfrist halten. Für Arbeitnehmer beträgt diese in der Regel vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Achten Sie aber darauf, dass im Arbeits- oder Tarifvertrag durchaus eine längere Kündigungsfrist vereinbart sein kann.

• Wenn Sie Ihren letzten Arbeitstag ohne Probleme berechnen konnten, können Sie die folgende Formulierung verwenden: „Hiermit kündige ich fristgerecht und ordnungsgemäß zum (DATUM).“
• Sind Sie sich unsicher, können Sie auf die folgende Formulierung zurückgreifen: „Hiermit kündige ich fristgerecht und ordnungsgemäß zum nächstmöglichen Termin. Meinen Berechnungen zufolge ist dies der (DATUM).“

Hinweis: Resturlaub wird bei der Berechnung des letzten Arbeitstags nicht mit einkalkuliert. Geben Sie einfach das Datum an, zu dem Ihre Kündigungsfrist endet. Haben Sie noch Urlaubstage übrig, müssen Sie diese zuvor noch nehmen. Eine Auszahlung ist nur in seltenen Fällen möglich.

7. Bitte um Kündigungsbestätigung

Lassen Sie sich sowohl die Kündigung selbst als auch das Datum Ihres letzten Arbeitstags bestätigen, auch wenn der Arbeitgeber rein rechtlich nicht dazu verpflichtet ist, Ihnen eine Kündigungsbestätigung zukommen zu lassen. Kommt er Ihrem Wunsch dennoch nach, haben Sie schwarz auf weiß, dass Ihr Chef von Ihrer Kündigung in Kenntnis gesetzt wurde und diese fristgemäß zugegangen ist. Außerdem erhalten Sie so eine schriftliche Bestätigung, wann Ihr letzter Arbeitstag ist. Sie können dafür auf die folgende Formulierung zurückgreifen: „Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung sowie das Kündigungsdatum schriftlich.“

Tipp: In Hinblick auf den Kündigungszugang kommt es nicht selten zu Streitigkeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Kündigung ihren Empfänger auch wirklich erreicht hat. Verschicken Sie das Kündigungsschreiben per Post, sollten Sie auf ein Einwurfeinschreiben zurückgreifen. Übergeben Sie die Kündigung persönlich, können Sie einen Zeugen hinzuziehen, der den Kündigungszugang im Nachhinein bestätigen kann.

8. Bitte um Arbeitszeugnis

Bitten Sie Ihren Arbeitgeber schon im Kündigungsschreiben darum, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Als Arbeitnehmer haben Sie einen gesetzlichen Anspruch darauf. Durch ihre frühzeitige Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geben Sie Ihrem Chef genug Zeit für das Verfassen des Schreibens und Sie müssen ihm später nicht hinterherrennen.

9. Unterschrift

Vergessen Sie auf keinen Fall, Ihre Unterschrift unter das Kündigungsschreiben zu setzen. Eine Kündigung ohne eigenhändige Unterschrift ist unwirksam. Eigenhändig bedeutet in diesem Fall, dass Sie persönlich das Schreiben handschriftlich unterzeichnen müssen.